Åtgärder

Skillnad mellan versioner av "DORIS"

Från DAU-handboken
 
(202 mellanliggande versioner av 5 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
= Om DORIS =
= Om DORIS =
DORIS är SND:s nya DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS ersätter SND:S webbformulär och Mitt SND, som nu integreras i det nya systemet DORIS.
DORIS är SND:s DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS nås genom att logga in på [[Mina sidor|Mina sidor]] på SND:s webb.
 
Du kan läsa mer om hur systemet används på sidan [[Användning av DORIS]].


== Bakgrund ==
== Bakgrund ==
Innan DORIS lanserades byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (SIMS) för att hantera metadata och datafiler och forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. I dagsläget behöver all data och metadata som ska synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via SIMS.
Innan DORIS lanserades 2020 byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.
 
Det nya systemet medför bl.a. att DAU-medarbetare kommer involveras i data- och metadataflödet. För lärosäten och forskande organisationer som har upprättat en DAU behöver DAU-medarbetare ha åtkomst till de data och metadata som beskrivs via SND:s formulär. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att data och tillhörande dokumentation är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. En förutsättning för att detta ska fungera är att ett nytt system skapas (DORIS) som kan ersätta SND:s interna system SIMS och som finns tillgängligt för både överlämnare, DAU och SND via ett webbgränssnitt.
 
=== Nyheter i DORIS ===
* Uppdaterat gränssnitt
* Avancerat nyckelordssök
* Möjlighet att skapa nya nyckelord
* Uppdaterad databas.... alla IT grejor
* Uppdaterade arbetsflöden och statusar
*
 
== Funktioner i DORIS - en översikt ==
 
===Generella funktioner===
 
För att påbörja en ny databeskrivning klicka på ''Ny databeskrivning''. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under '''Pågående databeskrivningar'''.<br>
Under ''Åtgärder'' hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen, duplicera, förhandsgranska, lägga till/ta bort redigerare och ta bort databeskrivning.<br>
Statusen ''Under redigering'' betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via epost när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.
 
[[Fil:Databeskrivningar Doris.png]]
 
Till varje databeskrivning finns ett antal funktioner som överlämnaren kan använda sig av, se kolumnen 'Åtgärder' i bilden ovan.


[[Fil:Ikoner doris kopiera.jpg|left|25px|caption]] '''Kopiera databeskrivning''' Denna funktion kan användas om en ny databeskrivning ska göras, som liknar en redan befintlig. Metadata från den befintliga databeskrivningen kopieras och läggs in till en ny, som namnges med ”Kopia av...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Uppladdade filer kopieras inte över till den nya databeskrivningen.  
Införandet av DORIS innebär att forskare, DAU och SND arbetar i samma system, som har en direktkoppling till forskningsdatakatalogen. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att databeskrivningen är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog.


[[Fil:Ikoner doris laddaner.jpg|left|25px|caption]] '''Ladda ner databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan man ladda ner de filer som har laddats upp i formuläret. De metadata som angivits i formulärets olika fält sparas i JSON format.  
Under övergångsperioden då nätverksmedlemmarna saknar egna lagringsytor för forskningsdata (med koppling till DORIS) så lagras data hos SND. Därför kan inte data med personuppgifter eller andra känsliga data delas via SND, om inte ett personuppgiftsbiträdesavtal är tecknat.


[[Fil:Ikoner doris förhandsgranska.jpg|left|25px|caption]] '''Förhandsgranska databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan man få en förhandsvisning av informationen i databeskrivningen.
== Funktioner i DORIS ==


[[Fil:Ikoner doris granskare.jpg|left|25px|caption]] '''Bjud in redigerare till databeskrivning''' Med denna funktion kan du bjuda in redigerare till din databeskrivning.
I DORIS så skapar och hanterar man databeskrivningar, detta gör man under fliken '''Databeskrivningar''' som är förvalt när DORIS öppnas. Här kan man även följa och hantera förfrågningar om data, vilket görs under fliken '''Förfrågningar om data'''.


[[Fil:Ikoner doris tabort.jpg|left|25px|caption]] '''Radera databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan du ta bort en databeskrivning.
Först när din organisation lagrar data lokalt kan ni börja använda funktionen '''Förfrågningar om data'''. [[Guide till funktionen Förfrågningar om data i DORIS | Här]] finns en guide till funktionen.  
<br>


===Språk===
===Språk===
DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet.
DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet. Översättningar sker automatiskt för de fält som innehåller kontrollerade vokabulärer (listor med alternativ) och av nyckelord hämtade från etablerad nyckelordslista.  


===Vyer===
===Vyer===
Det finns två vyer i DORIS; forskarvy och granskarvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.
Det finns två vyer i DORIS; '''Forskarvy''' och '''Granskningsvy'''. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.
 
[[Fil:Forskarvy-DAU-vy.png|1000px]]


====Forskarvy====
Forskarvy  ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten ''Byt till granskar-vy''.


'''Funktioner hos Forskarvyn'''<br>
Skapa ny databeskrivning: klicka på Ny databeskrivning för att påbörja en ny databeskrivning. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under Pågående databeskrivningar.
Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via e-post när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.
====Granskarvy====
När man är inloggad som DAU har man också tillgång till Granskningsvyn. Under Mina granskningar listas de databeskrivningar du tilldelats. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen. Du kan ändra i beskrivningen, ladda ner filer, lägga till/ta bort redigerare och förhandsgranska katalogposten.
'''Funktioner hos Granskningsvyn'''
Under '''Mina granskningar''' listas de databeskrivningar du tilldelats. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen. Du kan ändra i beskrivningen, ladda ner filer, lägga till/ta bort redigerare och förhandsgranska katalogposten.
I listan '''Inkomna databeskrivningar''' finns alla databeskrivningar som skickats in för granskning. Listan filtrerar automatiskt på de inkomna beskrivningar som ännu inte tilldelats någon. Du kan även välja att filtrera listan efter tilldelade, publicerade eller påbörjade databeskrivningar. Klicka på Tilldela för att ange en ansvarig för data-beskrivningen. Databeskrivningen hamnar då under ''Mina granskningar'' hos vald person.
==Arbetsflöde i DORIS==
[[Fil:Nytt flöde doris.jpg|800px]]
[[Fil:Nytt flöde DORIS utan SND.jpg|800px]]
[[Fil:DORIS arbetsflöde.png|800px]]
=== Status: UNDER REDIGERING ===
'''Överlämnare:''' När en påbörjad beskrivning sparas kommer den finnas tillgänglig för överlämnaren i DORIS under Mina databeskrivningar, med status Under redigering. Överlämnaren kan arbeta med databeskrivning (komplettera och redigera innehållet, lägga till och ta bort filer etc.) fram tills dess att den skickas in. Då ändras status till Under granskning av DAU.


<gallery widths=800px heights=800px mode="nolines">
File:doris_forskarvy.jpg|Forskarvy (2020)
File:doris_granskningsvy.jpg|Granskningsvy (2020)
</gallery>


====Forskarvy====


=== Status: UNDER GRANSKNING AV DAU ===
Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten '''Granskningsvy''' för att byta till Granskningsvyn, mer om detta nedan.


Överlämnare: När beskrivning och data skickats in kommer redigering att låsas för överlämnaren och databeskrivningen får status Inskickad till DAU. Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.
För att påbörja en ny databeskrivning klicka på ''Ny databeskrivning +''. Påbörjade databeskrivningar och databeskrivningar som är under granskning listas under rubriken '''Pågående databeskrivningar''' och publicerade databeskrivningar listas under '''Publicerade databeskrivningar'''.<br>


DAU: När överlämnare skickar in sin databeskrivning ändras databeskrivningens status till ''Under granskning av DAU''.  Ett mejl skickas till DAU om att ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via Mitt SND, med status ''Under granskning av DAU''. Eftersom det är överlämnaren som (oftast) ändrar status genom att skicka in sina data skickas inget meddelande till överlämnaren. DAU:en har också möjlighet att själv ändra status till  ''Under granskning av DAU'. När status har ändrats till den aktuella (Under granskning av DAU) är det möjligt för DAU att redigera innehållet i formuläret på samma sätt som överlämnaren tidigare gjort.
För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel.<br>


SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.
Statusen ''Under redigering'' betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan redigera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.


=== Status: UNDER KOMPLETTERING AV ÖVERLÄMNAREN ===
[[Fil:Doris forskarvy.jpg|750px]]
Överlämnare: När DAU ändrar status till ''Under komplettering av Överlämnaren'' får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från DAU där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. Överlämnaren kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När överlämnaren är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, skickas databeskrivningen in igen genom att klicka på Skicka. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen under den här status.


DAU: Om DAU i samband med granskning av en databeskrivning bedömer att överlämnaren behöver komplettera med ytterligare information eller filer, skickas den tillbaka till överlämnaren. Detta görs genom att ändra status till ''Under komplettering av Överlämnaren''. Formuläret blir då låst för redigering av DAU.
====Granskningsvy====


SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status till ''Under granskning av DAU'' om så skulle behövas.
De lärosäten/myndigheter som är registrerade som DAU:er i DORIS har också tillgång till '''Granskningsvyn''', vilket innebär att DAU:er deltar i granskningsprocessen och är en del av arbetsflödet. <br>


=== Status: UNDER GRANSKNING AV SND ===
Under '''Databeskrivningar''' listas alla databeskrivningar. Till höger om listan finns det 3 snabbfilter för att snabbt filtrera bland databeskrivningarna. Dessa är:
* Visa alla databeskrivningar
* Visa mina granskningar
* Visa inkomna databeskrivningar<br>


Under snabbfiltrena finns alla filterfunktioner där du kan välja fritt hur du vill filtrera i listan över databeskrivningar. Du kan även välja att sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna: titel, identifierare, status, senast ändrad och ansvarig. Som defaultläge är listan sorterad på '''Senast ändrad'''. Du kan även använda sökfunktionen som ligger strax ovanför Titel-rubriken för att söka i listan.


För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel. 


=== Status: UNDER KOMPLETTERING AV DAU ===
Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.


När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Här finns en [[Guide för inkommande data|guide för hantering av inkommande data]].


=== Status: AVVISAD ===


=== Status: PUBLICERAD ===
[[Fil:Doris granskningsvy.jpg|750px]]


'''Överlämnare''': När SND ändrar status till Publicerad får överlämnaren ett mejl där det framgår att databeskrivningen är publicerad. I mejlet finns även en länk till studiebeskrivningen. Ändringar i en publicerad databeskrivning kan inte ske via formuläret. Om överlämnaren önskar ändra något får kontakt tas med DAU eller SND.
==Manual för databeskrivningar i DORIS==
SND har tagit fram en utförlig manual för hur databeskrivningar kan hanteras i DORIS. I den kan du läsa om arbetsflödet och processen från att en databeskrivning påbörjas till dess att det finns en publicerad katalogpost. Manualen beskriver de olika rollerna användare kan ha i systemet, statusflödet och andra funktioner.


'''DAU''': Alla databeskrivningar som SND publicerar kan DAU hitta i Mitt SND, genom att välja Publicerad i filtret.
[https://doi.org/10.5281/zenodo.6346745 Länk till Manual för datahanteringar i DORIS]


'''SND''': När SND bedömer att databeskrivning och ev. fil(er) kan publiceras ändras status till Publicerad.
Du kan också läsa mer om hur systemet används på sidan [[Användning av DORIS]].

Nuvarande version från 15 november 2023 kl. 10.13

Om DORIS

DORIS är SND:s DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS nås genom att logga in på Mina sidor på SND:s webb.

Du kan läsa mer om hur systemet används på sidan Användning av DORIS.

Bakgrund

Innan DORIS lanserades 2020 byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.

Införandet av DORIS innebär att forskare, DAU och SND arbetar i samma system, som har en direktkoppling till forskningsdatakatalogen. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att databeskrivningen är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog.

Under övergångsperioden då nätverksmedlemmarna saknar egna lagringsytor för forskningsdata (med koppling till DORIS) så lagras data hos SND. Därför kan inte data med personuppgifter eller andra känsliga data delas via SND, om inte ett personuppgiftsbiträdesavtal är tecknat.

Funktioner i DORIS

I DORIS så skapar och hanterar man databeskrivningar, detta gör man under fliken Databeskrivningar som är förvalt när DORIS öppnas. Här kan man även följa och hantera förfrågningar om data, vilket görs under fliken Förfrågningar om data.

Först när din organisation lagrar data lokalt kan ni börja använda funktionen Förfrågningar om data. Här finns en guide till funktionen.

Språk

DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet. Översättningar sker automatiskt för de fält som innehåller kontrollerade vokabulärer (listor med alternativ) och av nyckelord hämtade från etablerad nyckelordslista.

Vyer

Det finns två vyer i DORIS; Forskarvy och Granskningsvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.


  • Forskarvy (2020)

  • Granskningsvy (2020)

Forskarvy

Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten Granskningsvy för att byta till Granskningsvyn, mer om detta nedan.

För att påbörja en ny databeskrivning klicka på Ny databeskrivning +. Påbörjade databeskrivningar och databeskrivningar som är under granskning listas under rubriken Pågående databeskrivningar och publicerade databeskrivningar listas under Publicerade databeskrivningar.

För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel.

Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan redigera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Doris forskarvy.jpg

Granskningsvy

De lärosäten/myndigheter som är registrerade som DAU:er i DORIS har också tillgång till Granskningsvyn, vilket innebär att DAU:er deltar i granskningsprocessen och är en del av arbetsflödet.

Under Databeskrivningar listas alla databeskrivningar. Till höger om listan finns det 3 snabbfilter för att snabbt filtrera bland databeskrivningarna. Dessa är:

  • Visa alla databeskrivningar
  • Visa mina granskningar
  • Visa inkomna databeskrivningar

Under snabbfiltrena finns alla filterfunktioner där du kan välja fritt hur du vill filtrera i listan över databeskrivningar. Du kan även välja att sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna: titel, identifierare, status, senast ändrad och ansvarig. Som defaultläge är listan sorterad på Senast ändrad. Du kan även använda sökfunktionen som ligger strax ovanför Titel-rubriken för att söka i listan.

För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel.

Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.

När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Här finns en guide för hantering av inkommande data.


Doris granskningsvy.jpg

Manual för databeskrivningar i DORIS

SND har tagit fram en utförlig manual för hur databeskrivningar kan hanteras i DORIS. I den kan du läsa om arbetsflödet och processen från att en databeskrivning påbörjas till dess att det finns en publicerad katalogpost. Manualen beskriver de olika rollerna användare kan ha i systemet, statusflödet och andra funktioner.

Länk till Manual för datahanteringar i DORIS

Du kan också läsa mer om hur systemet används på sidan Användning av DORIS.

Hämtad från "https://dhb.snd.gu.se/w/index.php?title=DORIS&oldid=6111"