Google Sheets & Google Data Studio

Information om Google Sheets & Google Data Studio

Google Sheets är ett kalkylprogram som ingår i molntjänsten Google Drive (tidigare namn: Google Docs), och kan närmast jämföras med Microsoft Excel. Google Sheets finns som webbapplikation, mobilapp för Android, iOS, BlackBerry, och för dator genom Googles Chrome OS (ett Linuxbaserat gratis mini-pc-operativsystem optimerat för webbanvändning). Google Sheets är kompatibelt med Microsoft Excel-filformat, och tillåter användaren att skapa och editera filer online, samtidigt som man samarbetar med andra användare i realtid. Funktionen ”Explore” ger möjlighet för användaren att ställa frågor med ”naturligt språk” (t ex Hur många besökare hade webbplatsen under julhelgen?) och få ett svar på frågan utan att kunna formeln. Google Sheets erbjuder, liksom t ex Google Docs, flera användare möjlighet att samtidigt öppna, dela, och uppdatera filer. Användarna ser tecken för tecken de förändringar som görs av andra, och alla ändringar sparas automatisk på Googles servrar, men uppdateringshistorik och möjlighet att gå tillbaka.

Google Data Studio är ett verktyg för visualisering av data som låter dig skapa interaktiva och dynamiska paneler från olika datakällor. Du kan koppla samman dataset från olika källor, inte bara Google Sheets, utan t ex Google Analytics, YouTube, databaser som MySQL, .csv-filer, Facebook och Twitter. Verktyget ger dig möjlighet att bygga rapporter som du vill och som uppdateras automatiskt. Data kan visas som t ex tidsserie, stapeldiagram, cirkeldiagram, tabell m.m. Du kan dela dina rapporter så flera kan samarbeta i uppbyggandet av en rapport, i realtid. Eller dela med personer som bara ska kunna integrera med dem, men inte redigera i själva rapporten.

Lathund

Google Sheets

Google Sheets fungerar på samma sätt som Excel, där data kan läggas i ett tomt kalkylblad (rutnät av celler) och ordnas utifrån variabler i kolumner och rader. Sheets har funktioner såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner, exempelvis alfabetiskt eller utifrån storlek, och att filtrera data. Det är också möjligt att hämta information från en Excelfil, och bearbeta i Sheets.

Google Data Studio

När du börjar använda Google Data Studio kan du välja att skapa Rapport eller skapa Datakälla. Väljer du datakälla ges du möjlighet att välja bland de olika typer av källor du kan använda för att hämta data, t ex Google Sheets. När du väljer Sheets får du upp en lista över tillgängliga kalkylark om du har sådana sparade, alternativt möjlighet att skapa nytt kalkylark. När du valt kalkylark du vill jobba med klickar du på knappen ”koppla”, och i nästa vy väljer du ”skapa rapport”. Datas hämtas då till Data Studio och du kan börja arbeta med hur du vill kombinera data i olika kolumner och rader, och på vilket sätt det ska visas. Det finns möjlighet att välja olika teman för visningen av dina data, men också att göra egna anpassningar. Du kan också välja att börja med en tom rapport, och därifrån hämta det data du vill använda. Dina sparade filer i Sheets dyker då upp överst i listan till höger, ovanför ett antal exempeldataset som kan användas för att lära sig verktyget. Från Data Studio kan man exportera till pdf.

Alla filer sparas automatiskt i Google Drive, där alla med Google-konto har tillgång till 15GB lagring kostnadsfritt. Det finns ingen garanti för hur länge Google tillhandahåller de tjänster som ingår i Google Drive, men de lovar att informera via e-post om större ändringar som kan ha negativ effekt för användaren, och om man beslutar att inte längre tillhandahålla Google Drive kommer man att meddela detta minst 60 dagar i förväg så användaren har möjlighet att flytta sina filer. Med pivottabeller kan man fokusera på vissa delmängder i ett dataset för att åskådliggöra och sammanfatta förhållanden mellan utvalda datapunkter. Data som är uppställda i rader pivoteras till kolumner. Såväl totalvärde som subtotalvärde kan visas för både rader och kolumner. Med funktionen expand-collapse kan användarna utforska olika nivåer av information i tabellen genom att klicka på + och -, och på så sätt välja att visa eller dölja kolumner. Dimensioner är datakategorier. De definieras av värden såsom namn, beskrivningar eller annan karaktäristik. Genom filter kan man begränsa vilka dimensioner som ska ingå i en pivottabell. Antal pivottabeller är begränsat till tre.

Dokumentationsmöjligheter

Det finns inget enkelt sätt att dokumentera varken sina beslut, koder eller annan metadata som beskriver data i programmen. Ett alternativ är att i stället för Google Sheets använda Excel med tillägget Colectica, för att sedan exportera från Excel till Sheets, och vidare till Google Data Studio. Dokumentationen kommer att sakna koppling till Sheets/Datastudio. Under fliken “Tillägg” finns tillgång till en stor mängd tilläggsverktyg/appar, men i skrivande stund finns inget som kan fungera för att dokumentera data. Ett sätt att dokumentera är att använda de “dimensioner” som finns i Google Data Studio och genom egen kodning definiera variabeln.

Filtyper som stöds i Google Sheets och Data Studio

Filer i följande format kan importeras och exporteras ur Sheets; xls (nyare än Microsoft Office 95), .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab. Maximal dokumentstorlek är 5 miljoner celler.