DORIS

Om DORIS

DORIS är SND:s nya DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS ersätter SND:s webbformulär och Mitt SND, som nu integreras i det nya systemet DORIS. Det som tidigare kallades Mitt SND är numera en del av DORIS och vi har skapat en ny vy under Mina sidor som leder till DORIS och andra relevanta tjänster.

Bakgrund

Innan DORIS lanserades byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.

Det nya systemet medför bl.a. att DAU-medarbetare kommer involveras i data- och metadataflödet. För lärosäten och forskande organisationer som har upprättat en DAU behöver DAU-medarbetare ha åtkomst till de data och metadata som beskrivs via det webbaserade formuläret i DORIS. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att data och tillhörande dokumentation är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. En förutsättning för att detta ska fungera är att ett nytt system skapas (DORIS) som kan ersätta SND:s interna system SIMS och som finns tillgängligt för både överlämnare, DAU och SND via ett webbgränssnitt.

Nyheter i DORIS

• Uppdaterat gränssnitt
• Ny förstasida för att hantera databeskrivningar (både skapa egna och granska andras, forskarvy/gransningsvy)
• Möjlighet för användare att uppdatera publicerade databeskrivningar, både vad gäller data och metadata
• Avancerat nyckelordssök med bl.a. sökning i engelska nyckelordslistor
• Möjlighet att skapa nya egna nyckelord
• Stöd för versionering av data och metadata
• ...

Funktioner i DORIS

Språk

DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet.

Vyer

Det finns två vyer i DORIS; Forskarvy och Granskningsvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.

• 

  Forskarvy

• 

  Granskningsvy

Forskarvy

Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten Granskningsvy för att byta till Granskningsvyn.

För att påbörja en ny databeskrivning klicka på Ny databeskrivning +. Påbörjade och/eller inskickade databeskrivningar listas under Pågående databeskrivningar och publicerade databeskrivningar listas under Publicerade databeskrivningar.

För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel. Under Åtgärder hittar du verktyg för att duplicera eller förhandsgranska databeskrivningen. Du kan också lägga till eller ta bort redigerare och radera en påbörjad databeskrivning. Är databeskrivningen inskickad kan du också ladda ner avtalet här.

Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Till varje databeskrivning finns ett antal funktioner som överlämnaren kan använda sig av, se kolumnen 'Åtgärder' i bilden ovan.

Redigera databeskrivningen. Den här funktionen kan användas för att redigera en databeskrivning. Klickar du på databeskrivningens titel medför också att du kan redigera databeskrivningen.

Tilldela granskare till databeskrivningen. Med denna funktion kan du tilldela en granskare till databeskrivningen. Databeskrivningen kommer efter tilldelning finnas under granskarens Mina granskningar i DORIS.

Kopiera databeskrivningen. Denna funktion kan användas om en ny databeskrivning ska göras, som liknar en redan befintlig. Metadata från den befintliga databeskrivningen kopieras och läggs in till en ny, som namnges med ”Kopia av...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Uppladdade filer kopieras inte över till den nya databeskrivningen.

Bjud in redigerare till databeskrivningen. Den här funktionen medför att du kan bjuda in personer att redigera din databeskrivning. De kan då lägga till, ta bort, ändra information i databeskrivningen och ladda upp filer.

Ladda ner avtal. Genom att klicka på denna symbol kan man ladda ner det elektroniska avtalet. Ikonen för att ladda ner avtal blir först synlig efter att databeskrivningen har skickats in (och det elektroniska avtalet signerat).

Förhandsgranska databeskrivningen. Genom att klicka på denna symbol kan man få en förhandsvisning av informationen i databeskrivningen.

Radera databeskrivningen. Genom att klicka på denna symbol kan du ta bort en påbörjad databeskrivning.

Granskningsvy

När man är inloggad som DAU har man också tillgång till Granskningsvyn.

Under Mina granskningar listas de databeskrivningar du har tilldelats. För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att bland annat tlldela databeskrivningen en granskare, förhandsgranska katalogposten och ta bort databeskrivningen.

Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.

När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Till exempel är det väldigt viktigt att granska egna nyckelord noga.

I listan Inkomna databeskrivningar finns alla databeskrivningar som skickats in för granskning. Listan filtrerar automatiskt på de inkomna beskrivningar som ännu inte tilldelats någon. Du kan även välja att filtrera listan efter status. Under Utökade filter finns det fler val att filtrera inkomna databeskrivningar på. Klicka på Tilldela under Åtgärder för att ange en ansvarig granskare för databeskrivningen. Databeskrivningen hamnar då under Mina granskningar hos vald person.

Arbetsflöde i DORIS

Nedanstående bild ger en översikt över flödet för metadata och flödet för data och överiga filer i DORIS.

Forskaren matar in metadata i SND:s webbformulär och anger tillgänglighetsnivå och villkor för databeskrivningen. Filerna laddas upp alterantivt anges var data finns tillgänglig och dokumentationen bifogas. Data och metadata inkommer till DAU:en som kontrollerar och kurerar metadatan, kontrollerar datan genom att kontrollera förståbarheten, läsbarhet, filformat etc. och kontrollerar den bifogade dokumentationen. Data tilldelars en DOI, databeskrivningen publiceras i SND:s forskningsdatakatalog och datafilerna lagras på avsedd lagringsyta.

Arbetsflödet med de olika statusarna presenteras mer i detalj i nedanstående bild. Den gråfärgade bakgrundsrutan representerar flödet under DAU-etableringsfasen (då SND dubbelkollar data innan publicering). De olika statusarna gås igenom mer ingående längre ner.

Status: UNDER REDIGERING

Överlämnare: När en påbörjad beskrivning sparas kommer den finnas tillgänglig för överlämnaren i DORIS under Mina databeskrivningar, med status Under redigering. Överlämnaren kan arbeta med databeskrivningen (komplettera och redigera innehållet, lägga till och ta bort filer etc.) fram tills dess att den skickas in. Då ändras status till Under granskning av DAU.

DAU: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. DAU kan dock inte redigera vid denna status.

SND: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. SND kan dock inte redigera vid denna status. Om det skulle behövas har SND (Superuser) möjlighet att ändra status till Under granskning av DAU. Det kan vara aktuellt om överlämnaren inte slutför databeskrivningen genom att skickar in den, utan t.ex. meddelar SND via mejl eller telefon att beskrivningen är klar. När SND (Superuser) har ändrat status till Under granskning av DAU kan inte överlämnaren längre komplettera databeskrivningen eller ladda upp filer.

Status: UNDER GRANSKNING AV DAU

Överlämnare: När beskrivning och data skickats in kommer redigering att låsas för överlämnaren och databeskrivningen får status Under granskning av DAU. Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När överlämnare skickar in sin databeskrivning ändras databeskrivningens status till Under granskning av DAU. Ett mejl skickas till DAU om att ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via Mina sidor, med status Under granskning av DAU. Eftersom det är överlämnaren som ändrar status genom att skicka in sina data skickas inget meddelande till överlämnaren. När status har ändrats till den aktuella (Under granskning av DAU) är det möjligt för DAU att redigera innehållet i databeskrivningen på samma sätt som överlämnaren tidigare gjort.

Vid inkommen databeskrivning behöver DAU:en tilldela en ansvarig granskare hos DAU. När ansvarig granskare tilldelas skickas ett mejl till Överlämnaren om att databeskrivningen granskas av DAU, och databeskrivningen hamnar under den ansvarige DAU-medarbetarens flik Mina granskningar. Ett meddelande kan skrivas i samband med att mejlet skickas. I Överlämnarens flik Mina databeskrivningar framgår vem som är ansvarig granskare hos DAU.

SND: Databeskrivningen kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.

Status: UNDER KOMPLETTERING AV ÖVERLÄMNAREN

Överlämnare: När DAU ändrar status till Under komplettering av Överlämnaren får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från DAU där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. Överlämnaren kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När överlämnaren är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, skickas databeskrivningen in igen genom att klicka på Skicka. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen under den här status.

DAU: Om DAU i samband med granskning av en databeskrivning bedömer att överlämnaren behöver komplettera med ytterligare information eller filer, skickas den tillbaka till överlämnaren. Detta görs genom att ändra status till Under komplettering av Överlämnaren. Formuläret blir då låst för redigering av DAU.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock av SND (Superuser) att ändra status till Under granskning av DAU om så skulle behövas.

Status: UNDER GRANSKNING AV SND

Överlämnare: Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När DAU är klar med granskningen av metadata skickas databeskrivningen vidare till SND, detta sker genom att ändra status till Under granskning av SND. Redigeringen blir därmed låst för DAU.

SND: Ett mejl skickas till SND om att en ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via DORIS, med statusen Under granskning av SND. Databeskrivningen kan vid denna status endast redigeras av SND. När SND ska påbörja det aktiva arbetet med att granska data och metadata som angivits (inför publicering) i formuläret ska ansvarig granskare utses. Databeskrivningen hamnar under den ansvarige SND-medarbetarens flik Mina granskningar. Om SND anger något i meddelanderutan i samband med val av ansvaring granskare kommer det att sparas i loggen för databeskrivningen, men något mejl skickas inte iväg till överlämnaren eller DAU.

Status: UNDER KOMPLETTERING AV DAU

Överlämnare: Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När SND ändrar status till Under komplettering av DAU får DAU:en ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från SND där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. DAU:en kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När DAU:en är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, kan status bytas till Under komplettering av överlämnare eller Under granskning av SND.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.

Status: AVVISAD

Överlämnare: När SND eller DAU ändrar status till Avvisad får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats och eventuellt meddelande som beskriver varför inskickad databeskrivning avvisas.

DAU: Det kan uppstå situationer när en inskickad databeskrivning behöver avvisas. Detta kan DAU göra efter att en databeskrivning granskats, genom att ändra status till Avvisad. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan DAU ange anledningen till avvisning. Det är viktigt att avvisning äger rum efter dialog med överlämnaren (om möjligt). Databeskrivningen sparas som Avvisad. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte.

SND: SND kan avvisa en databeskrivning efter att den granskats, genom att ändra status till Avvisad. Kontakt bör dock ha skett mellan SND och DAU innan avvisning görs. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan SND ange anledningen till avvisning. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte. En avvisad databeskrivning finns kvar i systemet till dess att SND har raderat den.

Status: PUBLICERAD

Överlämnare: När SND ändrar status till Publicerad får överlämnaren ett mejl där det framgår att databeskrivningen är publicerad. I mejlet finns även en länk till katalogposten. Ändringar i en publicerad databeskrivning kan inte ske via formuläret. Om överlämnaren önskar ändra något får kontakt tas med DAU eller SND.

DAU: Alla databeskrivningar som SND publicerar kan DAU hitta i DORIS, genom att välja Publicerad i filtret.

SND: När SND bedömer att databeskrivning och ev. fil(er) kan publiceras ändras status till Publicerad. Data tilldelas DOI vid publicering.

Status: UNDER UPPDATERING EFTER PUBLICERING

Överlämnare: Överlämnaren har börjat uppdatera en databeskrivningen som är publicerad i SND:s forskningsdatakatalog. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen.

DAU: Den publicerade databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under uppdatering efter publicering. DAU kan dock inte redigera vid denna status.

SND: Den publicerade databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under uppdatering efter publicering. SND kan dock inte redigera vid denna status.

Status: AVPUBLICERAD

Överlämnare: Beslutet att avpublicera tas från huvudmannen för data.

DAU: DAU kan inte avpublicera en databeskrivning. Funktionen för avpublicerad utvecklas i ett senare skede av projektet, SND hanterar så länge avpublicering.

SND: SND hanterar avpubliceringar. Databeskrivningar kan avpubliceras om huvumannen beslutar så. Kopplade DOI:ar finns kvar, men pekas om till "graveyard"-sida med information om skälet för avpublicering.