DORIS

Om DORIS

DORIS är SND:s nya DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS nås genom att logga in på Mina sidor på SND:s webb.

Bakgrund

Innan DORIS lanserades byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.

Införandet av DORIS innebär att forskare, DAU och SND arbetar i samma system, som har en direktkoppling till forskningsdatakatalogen. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att databeskrivningen är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog.

Under övergångsperioden då nätverksmedlemmarna saknar egna lagringsytor för forskningsdata (med koppling till DORIS) så lagras data hos SND. Därför kan inte data med personuppgifter eller andra känsliga data delas via SND. Det innebär också att filhanteringen sköts av SND-medarbetare tillsvidare, med undantag för de åtta lärosäten som deltog i den s.k. dataflödespiloten som hanterar data.

Funktioner i DORIS

I DORIS så skapar och hanterar man databeskrivningar, detta gör man under fliken Databeskrivningar som är förvalt när DORIS öppnas. Här kan man även följa och hantera förfrågningar om data, vilket görs under fliken Förfrågningar om data.

Först när din organisation har kopplat sin egna lagringsyta till DORIS kan ni börja använda funktionen Förfrågningar om data. Här finns en liten guide till funktionen.

Språk

DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet. Översättningar sker automatiskt för de fält som innehåller kontrollerade vokabulärer (listor med alternativ) och av nyckelord hämtade från etablerad nyckelordslista.

Vyer

Det finns två vyer i DORIS; Forskarvy och Granskningsvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.

• 

  Forskarvy

• 

  Granskningsvy

Forskarvy

Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten Granskningsvy för att byta till Granskningsvyn, mer om detta nedan.

För att påbörja en ny databeskrivning klicka på Ny databeskrivning +. Påbörjade databeskrivningar och databeskrivningar som är under granskning listas under rubriken Pågående databeskrivningar och publicerade databeskrivningar listas under Publicerade databeskrivningar.

För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel. I kolumnen Åtgärder hittar du verktyg för att duplicera eller förhandsgranska databeskrivningen. Du kan också lägga till eller ta bort redigerare och radera en påbörjad databeskrivning. Är databeskrivningen inskickad kan du också ladda ner avtalet här.

Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Granskningsvy

De lärosäten/myndigheter som är registrerade som DAU:er i DORIS har också tillgång till Granskningsvyn, vilket innebär att DAU:er deltar i granskningsprocessen och är en del av arbetsflödet.

Under Databeskrivningar listas alla databeskrivningar. Till höger om listan finns det 3 snabbfilter för att snabbt filtrera bland databeskrivningarna. Dessa är:

• Visa alla databeskrivningar
• Visa mina granskningar
• Visa inkomna databeskrivningar
  

Under snabbfiltrena finns alla filterfunktioner där du kan välja fritt hur du vill filtrera i listan över databeskrivningar. Du kan även välja att sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna: titel, identifierare, status, senast ändrad och ansvarig. Som defaultläge är listan sorterad på Senast ändrad. Du kan även använda sökfunktionen som ligger strax ovanför Titel-rubriken för att söka i listan.

För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att bland annat tilldela databeskrivningen en granskare, förhandsgranska katalogposten och ta bort databeskrivningen. Klicka på Tilldela under Åtgärder för att ange en ansvarig granskare för databeskrivningen.

Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.

När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Till exempel är det väldigt viktigt att granska egna nyckelord noga.

Till varje databeskrivning finns ett antal funktioner som forskaren kan använda sig av, se kolumnen 'Åtgärder' i bilderna ovan.

Redigera databeskrivningen. Den här funktionen kan användas för att redigera en databeskrivning. Att klicka på databeskrivningens titel medför också att du kan redigera databeskrivningen.

Tilldela granskare till databeskrivningen. Med denna funktion kan du tilldela en granskare till databeskrivningen. Databeskrivningen kommer efter tilldelning finnas under granskarens Mina granskningar i DORIS. Finns bara i granskningsvyn.

Kopiera databeskrivningen. Denna funktion kan användas om en ny databeskrivning ska göras, som liknar en redan befintlig. Metadata från den befintliga databeskrivningen kopieras och läggs in till en ny, som namnges till ”Kopia av...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Uppladdade filer kopieras inte över till den nya databeskrivningen.

Bjud in redigerare till databeskrivningen. Den här funktionen medför att du kan bjuda in personer att redigera din databeskrivning. De kan då lägga till, ta bort, ändra information i databeskrivningen och ladda upp filer. Det är dock bara ägaren/den ursprungliga skaparen av databeskrivningen som kan skicka in den.

Ladda ner avtal. Genom att klicka på denna symbol kan man ladda ner det elektroniska avtalet. Ikonen för att ladda ner avtal blir först synlig efter att databeskrivningen har skickats in (och det elektroniska avtalet signerat).

Förhandsgranska databeskrivningen. Genom att klicka på denna symbol kan man få en förhandsvisning av hur databeskrivningen kommer att se ut i forskningsdatakatalogen. En bra funktion för att se hur katalogposten växer fram.

Radera databeskrivningen. Genom att klicka på denna symbol kan du ta bort en påbörjad databeskrivning.

Arbetsflöde i DORIS

Nedanstående bild ger en översikt över flödet för data och metadata i DORIS.

Forskaren beskriver data i formuläret. Datafilerna laddas upp alternativt anges var data finns tillgängliga och dokumentationen bifogas. Data och metadata inkommer till DAU:en som kontrollerar och eventuellt kurerar metadata, och kontrollerar data genom att kontrollera förståbarheten, läsbarhet, filformat etc. Även den bifogade dokumentationen kontrolleras. I samband med att databeskrivningen publiceras i SND:s forskningsdatakatalog tilldelas data en DOI och datafilerna lagras på avsedd lagringsyta.

Mer om hur granskningsprocessen kan gå till finns att läsa i Guide för inkommande data och Kontroll av inkommen databeskrivning.

Arbetsflödet med de olika statusarna presenteras mer i detalj i nedanstående bild. Den gråfärgade bakgrundsrutan representerar flödet under DAU-etableringsfasen (då SND dubbelkollar data innan publicering). De olika statusarna gås igenom mer ingående längre ner.

Status: UNDER REDIGERING

Överlämnare: När en påbörjad beskrivning sparas kommer den finnas tillgänglig för överlämnaren i DORIS under Pågående databeskrivningar, med status Under redigering. Överlämnaren kan arbeta med databeskrivningen (komplettera och redigera innehållet, lägga till och ta bort filer etc.) fram tills dess att den skickas in. Då ändras status till Under granskning av DAU.

DAU: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. DAU kan dock inte redigera vid denna status.

SND: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. SND kan dock inte redigera vid denna status. Om det skulle behövas har SND (Superuser) möjlighet att ändra status till Under granskning av DAU. Det kan vara aktuellt om överlämnaren inte slutför databeskrivningen genom att skickar in den, utan t.ex. meddelar SND via mejl eller telefon att beskrivningen är klar. När SND (Superuser) har ändrat status till Under granskning av DAU kan inte överlämnaren längre komplettera databeskrivningen eller ladda upp filer.

Status: UNDER GRANSKNING AV DAU

Överlämnare: När beskrivning och data skickats in kommer redigering att låsas för överlämnaren och databeskrivningen får status Under granskning av DAU. Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När överlämnare skickar in sin databeskrivning ändras databeskrivningens status till Under granskning av DAU. Ett mejl skickas till DAU om att ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via Mina sidor, med status Under granskning av DAU. Eftersom det är överlämnaren som ändrar status genom att skicka in sina data skickas inget meddelande till överlämnaren. När status har ändrats till den aktuella (Under granskning av DAU) är det möjligt för DAU att redigera innehållet i databeskrivningen på samma sätt som överlämnaren tidigare gjort.

Vid inkommen databeskrivning behöver DAU:en tilldela en ansvarig granskare hos DAU. När ansvarig granskare tilldelas skickas ett mejl till Överlämnaren om att databeskrivningen granskas av DAU, och databeskrivningen är nu tilldelad den ansvarige DAU-medarbetaren. Ett meddelande kan skrivas i samband med att mejlet skickas. I Överlämnarens flik Pågående databeskrivningar framgår vem som är ansvarig granskare hos DAU.

SND: Databeskrivningen kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.

Status: UNDER KOMPLETTERING AV ÖVERLÄMNAREN

Överlämnare: När DAU ändrar status till Under komplettering av Överlämnaren får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från DAU där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. Överlämnaren kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När överlämnaren är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, skickas databeskrivningen in igen genom att klicka på Skicka. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen under den här status.

DAU: Om DAU i samband med granskning av en databeskrivning bedömer att överlämnaren behöver komplettera med ytterligare information eller filer, skickas den tillbaka till överlämnaren. Detta görs genom att ändra status till Under komplettering av Överlämnaren. Formuläret blir då låst för redigering av DAU.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock av SND (Superuser) att ändra status till Under granskning av DAU om så skulle behövas.

Status: UNDER GRANSKNING AV SND

Överlämnare: Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När DAU är klar med granskningen av metadata skickas databeskrivningen vidare till SND, detta sker genom att ändra status till Under granskning av SND. Redigeringen blir därmed låst för DAU.

SND: Ett mejl skickas till SND om att en ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via DORIS, med statusen Under granskning av SND. Databeskrivningen kan vid denna status endast redigeras av SND. När SND ska påbörja det aktiva arbetet med att granska data och metadata som angivits (inför publicering) i formuläret ska ansvarig granskare utses. Om SND anger något i meddelanderutan i samband med val av ansvaring granskare kommer det att sparas i loggen för databeskrivningen, men något mejl skickas inte iväg till överlämnaren eller DAU.

Status: UNDER KOMPLETTERING AV DAU

Överlämnare: Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När SND ändrar status till Under komplettering av DAU får DAU:en ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från SND där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. DAU:en kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När DAU:en är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, kan status bytas till Under komplettering av överlämnare eller Under granskning av SND.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.

Status: AVVISAD

Överlämnare: När SND eller DAU ändrar status till Avvisad får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats och eventuellt meddelande som beskriver varför inskickad databeskrivning avvisas.

DAU: Det kan uppstå situationer när en inskickad databeskrivning behöver avvisas. Detta kan DAU göra efter att en databeskrivning granskats, genom att ändra status till Avvisad. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan DAU ange anledningen till avvisning. Det är viktigt att avvisning äger rum efter dialog med överlämnaren (om möjligt). Databeskrivningen sparas som Avvisad. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte.

SND: SND kan avvisa en databeskrivning efter att den granskats, genom att ändra status till Avvisad. Kontakt bör dock ha skett mellan SND och DAU innan avvisning görs. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan SND ange anledningen till avvisning. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte. En avvisad databeskrivning finns kvar i systemet till dess att SND har raderat den.

Status: PUBLICERAD

Överlämnare: När SND ändrar status till Publicerad får överlämnaren ett mejl där det framgår att databeskrivningen är publicerad. I mejlet finns även en länk till katalogposten. Vill man ändra i en publicerad databeskrivning går det att göra i DORIS.

DAU: Alla databeskrivningar som SND publicerar kan DAU hitta i DORIS, genom att välja Publicerad i filtret.

SND: När SND bedömer att databeskrivning och ev. fil(er) kan publiceras ändras status till Publicerad. Data tilldelas DOI vid publicering.

Status: UNDER UPPDATERING EFTER PUBLICERING

Både Överlämnare, DAU och SND kan öppna upp en publicerad databeskrivning för att uppdatera den. I exemplet nedan är det Överlämnaren som skapat ett nytt utkast.

Överlämnare: Överlämnaren har börjat uppdatera en databeskrivningen som är publicerad i SND:s forskningsdatakatalog. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen.

DAU: Den publicerade databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under uppdatering efter publicering. DAU kan dock inte redigera vid denna status.

SND: Den publicerade databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under uppdatering efter publicering. SND kan dock inte redigera vid denna status.

Status: AVPUBLICERAD

Överlämnare: Beslutet att avpublicera tas från huvudmannen för data.

DAU: DAU kan inte avpublicera en databeskrivning. Funktionen för avpublicerad utvecklas i ett senare skede av projektet, SND hanterar så länge avpublicering.

SND: SND hanterar avpubliceringar. Databeskrivningar kan avpubliceras om huvumannen beslutar så. Kopplade DOI:ar finns kvar, men pekas om till "graveyard"-sida med information om skälet för avpublicering.