DORIS

Om DORIS

DORIS är SND:s nya DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS ersätter SND:S webbformulär och Mitt SND, som nu integreras i det nya systemet DORIS.

Bakgrund

Innan DORIS lanserades byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (SIMS) för att hantera metadata och datafiler och forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. I dagsläget behöver all data och metadata som ska synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via SIMS.

Det nya systemet medför bl.a. att DAU-medarbetare kommer involveras i data- och metadataflödet. För lärosäten och forskande organisationer som har upprättat en DAU behöver DAU-medarbetare ha åtkomst till de data och metadata som beskrivs via SND:s formulär. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att data och tillhörande dokumentation är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. En förutsättning för att detta ska fungera är att ett nytt system skapas (DORIS) som kan ersätta SND:s interna system SIMS och som finns tillgängligt för både överlämnare, DAU och SND via ett webbgränssnitt.

Nyheter i DORIS

• Uppdaterat gränssnitt
• Avancerat nyckelordssök
• Möjlighet att skapa nya nyckelord
• Uppdaterad databas.... alla IT grejor
• Uppdaterade arbetsflöden och statusar

Funktioner i DORIS - en översikt

Generella funktioner

För att påbörja en ny databeskrivning klicka på Ny databeskrivning. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under Pågående databeskrivningar.
Under Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen, duplicera, förhandsgranska, lägga till/ta bort redigerare och ta bort databeskrivning.
Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via epost när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Till varje databeskrivning finns ett antal funktioner som överlämnaren kan använda sig av, se kolumnen 'Åtgärder' i bilden ovan.

caption

Kopiera databeskrivning Denna funktion kan användas om en ny databeskrivning ska göras, som liknar en redan befintlig. Metadata från den befintliga databeskrivningen kopieras och läggs in till en ny, som namnges med ”Kopia av...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Uppladdade filer kopieras inte över till den nya databeskrivningen.

caption

Ladda ner databeskrivning Genom att klicka på denna symbol kan man ladda ner de filer som har laddats upp i formuläret. De metadata som angivits i formulärets olika fält sparas i JSON format.

caption

Förhandsgranska databeskrivning Genom att klicka på denna symbol kan man få en förhandsvisning av informationen i databeskrivningen.

caption

Bjud in redigerare till databeskrivning Med denna funktion kan du bjuda in redigerare till din databeskrivning.

caption

Radera databeskrivning Genom att klicka på denna symbol kan du ta bort en databeskrivning.

Språk

DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet.

Vyer

Det finns två vyer i DORIS; forskarvy och granskarvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.

Forskarvy

Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten Byt till granskar-vy.

Funktioner hos Forskarvyn
Skapa ny databeskrivning: klicka på Ny databeskrivning för att påbörja en ny databeskrivning. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under Pågående databeskrivningar.

Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via e-post när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Granskarvy

När man är inloggad som DAU har man också tillgång till Granskningsvyn. Under Mina granskningar listas de databeskrivningar du tilldelats. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen. Du kan ändra i beskrivningen, ladda ner filer, lägga till/ta bort redigerare och förhandsgranska katalogposten.

Funktioner hos Granskningsvyn

Under Mina granskningar listas de databeskrivningar du tilldelats. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen. Du kan ändra i beskrivningen, ladda ner filer, lägga till/ta bort redigerare och förhandsgranska katalogposten.

I listan Inkomna databeskrivningar finns alla databeskrivningar som skickats in för granskning. Listan filtrerar automatiskt på de inkomna beskrivningar som ännu inte tilldelats någon. Du kan även välja att filtrera listan efter tilldelade, publicerade eller påbörjade databeskrivningar. Klicka på Tilldela för att ange en ansvarig för data-beskrivningen. Databeskrivningen hamnar då under Mina granskningar hos vald person.

Arbetsflöde i DORIS

Status: UNDER REDIGERING

Överlämnare: När en påbörjad beskrivning sparas kommer den finnas tillgänglig för överlämnaren i DORIS under Mina databeskrivningar, med status Under redigering. Överlämnaren kan arbeta med databeskrivning (komplettera och redigera innehållet, lägga till och ta bort filer etc.) fram tills dess att den skickas in. Då ändras status till Under granskning av DAU.

DAU: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. Om det skulle behövas har DAU har möjlighet att ändra status till Under granskning av DAU. Det kan vara aktuellt om överlämnaren inte slutför databeskrivningen och skickar in via formuläret, utan t.ex. meddelar DAU via mejl eller telefon att beskrivningen är klar. (När DAU har ändrat status till under granskning av DAU kan inte överlämnaren längre komplettera databeskrivningen eller ladda upp filer). Det är dock möjligt om status senare ändras till Under komplettering av Överlämnaren. Då måste DAU först utse ansvarig granskare, och sedan ändra status till Under komplettering av Överlämnare.)

SND: Databeskrivningen finns tillgänglig i systemet med status Under redigering. SND kan dock inte redigera vid denna status. Om det skulle behövas har SND möjlighet att ändra status till Under granskning av DAU. Det kan vara aktuellt om överlämnaren inte slutför databeskrivningen och skickar in via formuläret, utan t.ex. meddelar SND via mejl eller telefon att beskrivningen är klar. När SND har ändrat status till Under granskning av DAU kan inte överlämnaren längre komplettera databeskrivningen eller ladda upp filer.

Status: UNDER GRANSKNING AV DAU

Överlämnare: När beskrivning och data skickats in kommer redigering att låsas för överlämnaren och databeskrivningen får status Inskickad till DAU. Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När överlämnare skickar in sin databeskrivning ändras databeskrivningens status till Under granskning av DAU. Ett mejl skickas till DAU om att ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via Mitt SND, med status Under granskning av DAU. Eftersom det är överlämnaren som (oftast) ändrar status genom att skicka in sina data skickas inget meddelande till överlämnaren. DAU:en har också möjlighet att själv ändra status till Under granskning av DAU'. När status har ändrats till den aktuella (Under granskning av DAU) är det möjligt för DAU att redigera innehållet i formuläret på samma sätt som överlämnaren tidigare gjort.

Vid inkommen databeskrivning behöver DAU:en tilldela en ansvarig granskare hos DAU. När ansvarig granskare tilldelas skickas ett mejl till Överlämnaren om att databeskrivningen granskas av DAU, och databeskrivningen hamnar under den ansvarige DAU-medarbetarens flik Mina granskningar. Ett meddelande kan skrivas i samband med att mejlet skickas. I Överlämnarens flik Mina databeskrivningar framgår vem som är ansvarig granskare hos DAU.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status om så skulle behövas.

Status: UNDER KOMPLETTERING AV ÖVERLÄMNAREN

Överlämnare: När DAU ändrar status till Under komplettering av Överlämnaren får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats, eventuellt meddelande från DAU där det framgår vad som behöver kompletteras, samt info om att komma ihåg att spara ändringar och sedan skicka in databeskrivningen på nytt. Överlämnaren kan nu öppna databeskrivningen och komplettera med såväl metadata som filer. Metadata som kompletteras eller ändras behöver sparas, vilket sker genom att klicka på Spara i formuläret. När överlämnaren är färdig med kompletteringen, och har sparat ändringarna, skickas databeskrivningen in igen genom att klicka på Skicka. Endast överlämnaren kan redigera databeskrivningen under den här status.

DAU: Om DAU i samband med granskning av en databeskrivning bedömer att överlämnaren behöver komplettera med ytterligare information eller filer, skickas den tillbaka till överlämnaren. Detta görs genom att ändra status till Under komplettering av Överlämnaren. Formuläret blir då låst för redigering av DAU.

SND: Formuläret kan vid denna status inte redigeras av SND. Möjlighet finns dock att ändra status till Under granskning av DAU om så skulle behövas.

Status: UNDER GRANSKNING AV SND

Överlämnare: Om överlämnaren går in på databeskrivningen står ett meddelande att överlämningen är låst för redigering.

DAU: När DAU är klar med granskning av metadata skickas databeskrivningen vidare till SND, genom att ändra status till Under granskning av SND. Redigering blir därmed låst för DAU.

SND: Ett mejl skickas till SND om att ny databeskrivning inkommit och finns sedan tillgänglig via DORIS, med status Under granskning av SND. Formuläret kan vid denna status endast redigeras av SND. När SND ska påbörja det aktiva arbetet med att granska data och metadata som angivits (inför publicering) i formuläret ska ansvarig granskare utses. Databeskrivningen hamnar under den ansvarige SND-medarbetarens flik Mina granskningar. Om SND anger något i meddelanderutan i samband med val av ansvaring granskare kommer det att sparas i loggen för databeskrivningen, men något mejl skickas inte iväg till överlämnaren eller DAU.

Status: AVVISAD

Överlämnare: När SND eller DAU ändrar status till Avvisad får överlämnaren ett mejl där det framgår att status ändrats och eventuellt meddelande som beskriver varför inskickad databeskrivning avvisas.

DAU: Det kan uppstå situationer när en inskickad databeskrivning behöver avvisas. Detta kan DAU göra efter att en databeskrivning granskats, genom att ändra status till Avvisad. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan DAU ange anledningen till avvisning. Det är viktigt att avvisning äger rum efter dialog med överlämnaren (om möjligt). Databeskrivningen sparas som Avvisad. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte.

SND: SND kan avvisa en databeskrivning efter att den granskats, genom att ändra status till Avvisad. Kontakt bör dock ha skett mellan SND och DAU innan avvisning görs. I meddelanderutan som kommer fram i samband med statusändring kan SND ange anledningen till avvisning. Det går sen att kopiera metadata från den för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data eller dokument sparas inte. En avvisad databeskrivning finns kvar i systemet till dess att SND har raderat den.

Status: PUBLICERAD

Överlämnare: När SND ändrar status till Publicerad får överlämnaren ett mejl där det framgår att databeskrivningen är publicerad. I mejlet finns även en länk till studiebeskrivningen. Ändringar i en publicerad databeskrivning kan inte ske via formuläret. Om överlämnaren önskar ändra något får kontakt tas med DAU eller SND.

DAU: Alla databeskrivningar som SND publicerar kan DAU hitta i Mitt SND, genom att välja Publicerad i filtret.

SND: När SND bedömer att databeskrivning och ev. fil(er) kan publiceras ändras status till Publicerad. Data tilldelas DOI vid publicering.