Åtgärder

Skillnad mellan versioner av "Excel och Colectica for Excel"

Från DAU-handboken
(Uppdatering gjord som del av kursmoment i kursen "Forskningsdata: tillgänglighet, hantering och samverkan" 2019.)
Rad 1: Rad 1:
= Information om Excel och Colectica =
= Information om Excel och Colectica =


''Författare: Daniel Gunnarsson, Per Nyström, Mattias Rieloff, Gustaf Sjöstedt & Signe Wulund''
''Författare 2018: Daniel Gunnarsson, Per Nyström, Mattias Rieloff, Gustaf Sjöstedt & Signe Wulund''


''Senast uppdaterad: 2018-05-09''
''Författare 2019: Karin Meyer Lunden, Karin Stenbeck, Kerstin Belin, Tord Heljeberg''<br>


Excel är ett kalkylprogram, datahanteringsprogram, som torde vara välkänt för de flesta då det ingår som en del i Officepaketet från Microsoft. Det finns även ett Excel Online som kan delas mellan varandra inom grupper (Office 365) eller OneDrive och som då innehåller versionshistorik för överblick av ändringar. Förutom lagring av tabulär data medges en rad olika slag av beräkningar som även kan visualiseras i olika diagramtyper. Excel är dock inte lämpligt att använda som t ex relationsdatabas.
''Senast uppdaterad: 2019-03-04''
 
 
Denna guide beskriver programvaran Microsoft Excel 2016 (version. 16.0) som har access genom Microsoft 365 och Colectica for Excel ver. 5.4. En nyhet i version 16.0 är dela-funktionen (gäller även för Colectica om programvaran är installerad). Där kan du se vilka som har åtkomst till ett visst dokument och vilka som arbetar i dokumentet just nu, och ändra enskilda behörigheter för redigering i de dokument som du äger.
 
Den kommersiella kalkylprogramvaran Excel, från Microsoft, används för att lagra, organisera och manipulera data i textformat, tabulära data mm. I Excel finns inbyggda matematiska funktioner som underlättar beräkningsarbete. Urval av data i Excel kan presenteras grafiskt i olika varianter av diagram. Excel installeras på enstaka datorer - men det finns också en onlinevariant som lämpar sig för arbete i grupp – här är installation av programvara inte är nödvändig.
Produkten Colectica för Excel ger tilläggsfunktioner i Excel. När produkten installeras skapas en ny flik i menyn för Excel. Produkten möjliggör att dataset lagrade i Excel kan märkas upp med metadata. Uppmärkningen sker direkt i Excelfilen. Kompletta dataset kan tilldelas metadata men även enstaka variabler och koder i dataset kan märkas upp. I Colectica för Excel finns möjlighet att automatiskt generera en kodbok. Colectica för Excel förekommer som en kommersiell produkt och som gratis programvara (Colectica Professional respektive Colectica Standard). Produkten fungerar endast i Windows-miljö. Licens finns för enanvändare eller för installation inom organisationer. Import av data kan ske från SPSS, STATA och SAS. Gratisversionen av programmet har endast begränsade importmöjligheter.


Colectica är ett tilläggsprogram till Excel för PC för dokumentation av såväl dataset som variabler vilken tillförs excellfilen. Tyvärr fungerar Colectica i dagsläget enbart med Windows operativsystem, inte med Mac OS. Nedladdat lägger sig programmet som en ytterligare flik bland menyerna på Excel. Colectica finns i två versioner, ''Standard'' och ''Professional''. ''Standard'' är gratis medan ''Professional'' kostar. Licens kan tecknas för såväl en enstaka användare som för ett helt lärosäte. Skillnaden mellan de båda versionerna är att man i betalvarianten kan importera filer från SPSS, Stata samt SAS där även variabelinformation medföljer. All dokumentation samlas även automatiskt i en kodbok.


== Lathund ==
== Lathund ==


Beskrivningen här rör programvaran Microsoft Excel 2016 (ver. 16.0) som har access genom Microsoft 365. Microsoft Excel finns både för PC och Mac. En nyhet i denna version är dela-funktionen (gäller även för Colectica om programvaran är installerad). Där kan du se vilka som har åtkomst till ett visst dokument och vilka som arbetar i dokumentet just nu, och ändra enskilda behörigheter för redigering i de dokument som du äger.
Beskrivningen rör programvaran Microsoft Excel 2016 (version 16.0) och Colectica for Excel version 5.4.


=== Dokumentationsmöjligheter ===
=== Dokumentationsmöjligheter ===
==== Excel ====
I Excel kan data läggas i ett tomt kalkylblad (rutnät av celler) och ordnas utifrån variabler i kolumner och rader. Ett alternativ till att utgå från ett tomt kalkylblad kan vara att använda någon av de många olika färdiga mallarna för att strukturera data. Excel har funktioner såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner, exempelvis alfabetiskt eller utifrån storlek, och att filtrera data.


I Excel kan du öppna ett tomt kalkylblad, rutnät av celler, och sedan fylla på med den data du har och ordna utifrån variabler i kolumner och rader. Det finns också tillgång till många olika färdiga mallar (t.ex. surveys) utifrån olika teman som man kan använda sig av. När du arbetar med Excel finns det många olika funktioner att tillgå såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet i Excel att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner t ex alfabetiskt eller utifrån storlek.
==== Colectica for Excel ====


När du sedan sparar ditt arbete finns det många olika format att välja på såsom t ex .csv, flera olika Excel format, Unicode, .txt, XML samt även olika typer av separering (blanksteg eller tab). Det gör datan både säker för långsiktig lagring såväl som möjlig att exportera och plocka upp i en annan programvara. Importera gör du genom öppna funktionen. Du kan då välja att behålla formatet från ursprungsfilen (t ex .txt eller .csv) eller använda spara som och då välja vilket format som passar dig bäst enligt ovan. För långtidsbevaring rekommenderas även det egna formatet .xlsx.
Med Colectica kan de data som läggs in i Excel tillfogas dokumentation, något som inte minst underlättar återanvändningen. Dokumentation kan göras på flera nivåer: 1) datasetet (fliken Dataset Details), 2) den enskilda variabeln (fliken Variable Details), 3) de koder som används i respektive variabel (fliken Code List). För varje nivå finns ett antal givna metadatafält enligt Data Documentation Index (DDI) och utöver dessa kan egna fält läggas till vid behov.


Med Colectica kan det data som läggs in i Excel tillfogas dokumentation, något som inte minst underlättar återanvändningen. Dokumentationen avser 1) datasetet, 2) den enskilda variabel, 3) de koder som används i respektive variabel. Programmet innehåller även en arbetsbesparande funktionalitet som tillåter återanvändandet av tidigare kodlistor. Denna nås under fliken ''“Variable details”'' och rubriken ''“Data Type”'' där det finns en knapp ''“Use Existing Code List”'' från vilken tidigare kodlistor kan nås.
Programmet innehåller även en arbetsbesparande funktionalitet som tillåter återanvändning av tidigare kodlistor. Denna nås under fliken Variable Details och rubriken Data Type (välj Code) där det finns en knapp Use Existing Code List från vilken tidigare kodlistor kan nås.
Dokumentationen och metadata som skapats i Colectica kan exporteras till en kodbok.


Dokumentationen som skapats i Colectica kan även exporteras, antingen i form av en kodbok i pdf- eller word-format eller som en fil med metadatastandarden DDI uttryckt i XML.
SND har gjort en instruktionsfilm som visar hur dokumentation av ett dataset med Colectica for Excel går till, se länk under Källor.


=== Filtyper som stöds i Excel och Colectica ===
=== Filtyper som stöds i Excel och Colectica ===
Data kan importeras till Excel från Access, webb och SQL server, samt XML-filer och kommaseparerade textfiler t.ex. txt och csv.
Med Colectica kan även filer från från SPSS (sav), Stata (dta) och SAS (sas7dbat) importeras. Detta förutsätter dock att du använder versionen Professional. Var uppmärksam på att endast en delmängd av data i filerna importeras i gratisversionen.
Standardformatet för Excel-filer är idag xslx som är ett öppet XML-baserat format. Excel-filer kan även sparas i/exporteras till ett flertal format beroende på hur filen är uppbyggd och hur data ska användas, t ex avgränsad text (tab, csv etc.). För kalkylblad som innehåller element som inte kan sparas som ren text bör xslx användas, alternativt kan dessa delar sparas separat tillsammans med en textbaserad export av data. Vid en export bör inbäddade filer som diagram och tabeller sparas separat.


Data från externa källor är möjliga att importera till Excel. Ren textdata kan importeras om något slag av separeringstecken är inlagt. Till Excel kan via Colectica även filer från SPSS, Stata (.dta) eller SAS importeras direkt (funktionen förutsätter dock att man använder versionen Professional).
Från Colectica kan kodbok exporteras till Word och PDF. Datadokumentationen kan också exporteras till en XML-fil enligt metadatastandarden DDI.  


=== Att öppna och spara en fil ===
=== Att öppna och spara en fil ===
För att använda tilläggstjänsten Colectica, öppna Excel. Öppna datafilen i Excel (File > open). Klicka på fliken Colectica och därefter på Document workbook. För
att få upp panelen för dokumentation högerklicka på Data Documentation. För att öppna extern data från Access, webb, text eller andra källor klicka på fliken Data i menyn.
Filer i Excel och Colectica sparar du genom att antingen klicka på ikonen Spara i verktygsfältet snabbåtkomst, via menyn (File > Save) eller kortkommandon (Ctrl + S). Det går också att spara arbetsböcker automatiskt under File > Options > Save. I inställningarna väljer du i vilket format filerna ska sparas, och med vilken tidsintervall filerna ska sparas. Standard är 10 minuter, men du kan välja en intervall mellan 1 och 120 minuter.
Om du har ett Office 365-abonnemang kan du spara filer till OneDrive eller SharePoint och använda AutoSave och spara ändringar i realtid. Spara automatiskt aktiveras när en fil lagras på OneDrive, OneDrive för företag eller SharePoint Online. Då sparas dina ändringar automatiskt i molnet när du arbetar.
För att spara dokumentationen och datasetet i en kodbok välj fliken Colectica och knappen Create Documentation. Här kan du välja att spara din kodbok i Word-format eller som PDF-format. För att spara metadata enligt metadatastandarden DDI uttryckt i XML klicka på knappen Save as DDI.
=== Validera metadata ===
När du har dokumenterat dina data kan du med hjälp av funktionen Validate Metadata Quality kontrollera kvaliteten på dina metadata. Du hittar knappen Validate Metadata Quality i menyn. Kontrollen säkerställer att variablerna är definierad, har namn och etiketter. Rapporten sparas i ett PDF-format.


Eftersom Colectica är ett tilläggsprogram behöver man öppna Excel för att komma åt det. Colectica ligger som en flik mellan Data och Review i menyraden. Där kan man välja att öppna en fil som vanligt i Excel. Man kan även importera extern data från Access, internet, text eller andra källor genom knappar direkt i menyraden ''“Data”'' på ett sätt som torde vara bekant för den som använt Excel tidigare.


Filer i Colectica sparas genom menyn (''File'' &gt; ''Save'') eller kortkommandon (Ctrl + S) som vanliga .xlsx. Man kan även ställa in Excel att spara automatiskt under ''File'' &gt; ''Options'' &gt; ''Save''. Standard är 10 minuter, men man kan välja en intervall mellan 1 och 120 minuter.
== Källor ==
Colectica (2018). Colectica for Excel. https://docs.colectica.com/excel/ [2019-03-04]<br>


=== Annan funktionalitet av intresse ===
Svensk nationell datatjänst (2018). Introduktion till Colectica for Excel. https://youtu.be/8aBENjvHAck [2019-03-04]<br>


Colectica för Excel kan också genomföra en basal kontroll av kvalitén på din metadata (Validate metadata quality). Detta genom att bland annat kolla av om variablerna har namn och etiketter. När du genomför själva kontrollen genereras en pdf-rapport. I framtiden kan fler funktioner gällande kontroll av metadatans kvalité tillkomma. Utvecklarna uppmanar oss användare att komma med önskemål.
Svensk nationell datatjänst (2017). Databaser och kalkylblad: En guide till god hantering. (Best practice-guide). https://snd.gu.se/sites/snd.gu.se/files/SND%3B%20Databaser%20och%20kalkylprogram%3B%20En%20guide%20till%20god%20hantering_2017-03-13_0.pdf#overlay-context=sv/datahantering/guider

Versionen från 4 mars 2019 kl. 09.39

Information om Excel och Colectica

Författare 2018: Daniel Gunnarsson, Per Nyström, Mattias Rieloff, Gustaf Sjöstedt & Signe Wulund

Författare 2019: Karin Meyer Lunden, Karin Stenbeck, Kerstin Belin, Tord Heljeberg

Senast uppdaterad: 2019-03-04


Denna guide beskriver programvaran Microsoft Excel 2016 (version. 16.0) som har access genom Microsoft 365 och Colectica for Excel ver. 5.4. En nyhet i version 16.0 är dela-funktionen (gäller även för Colectica om programvaran är installerad). Där kan du se vilka som har åtkomst till ett visst dokument och vilka som arbetar i dokumentet just nu, och ändra enskilda behörigheter för redigering i de dokument som du äger.

Den kommersiella kalkylprogramvaran Excel, från Microsoft, används för att lagra, organisera och manipulera data i textformat, tabulära data mm. I Excel finns inbyggda matematiska funktioner som underlättar beräkningsarbete. Urval av data i Excel kan presenteras grafiskt i olika varianter av diagram. Excel installeras på enstaka datorer - men det finns också en onlinevariant som lämpar sig för arbete i grupp – här är installation av programvara inte är nödvändig.

Produkten Colectica för Excel ger tilläggsfunktioner i Excel. När produkten installeras skapas en ny flik i menyn för Excel. Produkten möjliggör att dataset lagrade i Excel kan märkas upp med metadata. Uppmärkningen sker direkt i Excelfilen. Kompletta dataset kan tilldelas metadata men även enstaka variabler och koder i dataset kan märkas upp. I Colectica för Excel finns möjlighet att automatiskt generera en kodbok. Colectica för Excel förekommer som en kommersiell produkt och som gratis programvara (Colectica Professional respektive Colectica Standard). Produkten fungerar endast i Windows-miljö. Licens finns för enanvändare eller för installation inom organisationer. Import av data kan ske från SPSS, STATA och SAS. Gratisversionen av programmet har endast begränsade importmöjligheter.


Lathund

Beskrivningen rör programvaran Microsoft Excel 2016 (version 16.0) och Colectica for Excel version 5.4.

Dokumentationsmöjligheter

Excel

I Excel kan data läggas i ett tomt kalkylblad (rutnät av celler) och ordnas utifrån variabler i kolumner och rader. Ett alternativ till att utgå från ett tomt kalkylblad kan vara att använda någon av de många olika färdiga mallarna för att strukturera data. Excel har funktioner såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner, exempelvis alfabetiskt eller utifrån storlek, och att filtrera data.

Colectica for Excel

Med Colectica kan de data som läggs in i Excel tillfogas dokumentation, något som inte minst underlättar återanvändningen. Dokumentation kan göras på flera nivåer: 1) datasetet (fliken Dataset Details), 2) den enskilda variabeln (fliken Variable Details), 3) de koder som används i respektive variabel (fliken Code List). För varje nivå finns ett antal givna metadatafält enligt Data Documentation Index (DDI) och utöver dessa kan egna fält läggas till vid behov.

Programmet innehåller även en arbetsbesparande funktionalitet som tillåter återanvändning av tidigare kodlistor. Denna nås under fliken Variable Details och rubriken Data Type (välj Code) där det finns en knapp Use Existing Code List från vilken tidigare kodlistor kan nås. Dokumentationen och metadata som skapats i Colectica kan exporteras till en kodbok.

SND har gjort en instruktionsfilm som visar hur dokumentation av ett dataset med Colectica for Excel går till, se länk under Källor.

Filtyper som stöds i Excel och Colectica

Data kan importeras till Excel från Access, webb och SQL server, samt XML-filer och kommaseparerade textfiler t.ex. txt och csv. Med Colectica kan även filer från från SPSS (sav), Stata (dta) och SAS (sas7dbat) importeras. Detta förutsätter dock att du använder versionen Professional. Var uppmärksam på att endast en delmängd av data i filerna importeras i gratisversionen. Standardformatet för Excel-filer är idag xslx som är ett öppet XML-baserat format. Excel-filer kan även sparas i/exporteras till ett flertal format beroende på hur filen är uppbyggd och hur data ska användas, t ex avgränsad text (tab, csv etc.). För kalkylblad som innehåller element som inte kan sparas som ren text bör xslx användas, alternativt kan dessa delar sparas separat tillsammans med en textbaserad export av data. Vid en export bör inbäddade filer som diagram och tabeller sparas separat.

Från Colectica kan kodbok exporteras till Word och PDF. Datadokumentationen kan också exporteras till en XML-fil enligt metadatastandarden DDI.

Att öppna och spara en fil

För att använda tilläggstjänsten Colectica, öppna Excel. Öppna datafilen i Excel (File > open). Klicka på fliken Colectica och därefter på Document workbook. För att få upp panelen för dokumentation högerklicka på Data Documentation. För att öppna extern data från Access, webb, text eller andra källor klicka på fliken Data i menyn. Filer i Excel och Colectica sparar du genom att antingen klicka på ikonen Spara i verktygsfältet snabbåtkomst, via menyn (File > Save) eller kortkommandon (Ctrl + S). Det går också att spara arbetsböcker automatiskt under File > Options > Save. I inställningarna väljer du i vilket format filerna ska sparas, och med vilken tidsintervall filerna ska sparas. Standard är 10 minuter, men du kan välja en intervall mellan 1 och 120 minuter. Om du har ett Office 365-abonnemang kan du spara filer till OneDrive eller SharePoint och använda AutoSave och spara ändringar i realtid. Spara automatiskt aktiveras när en fil lagras på OneDrive, OneDrive för företag eller SharePoint Online. Då sparas dina ändringar automatiskt i molnet när du arbetar.

För att spara dokumentationen och datasetet i en kodbok välj fliken Colectica och knappen Create Documentation. Här kan du välja att spara din kodbok i Word-format eller som PDF-format. För att spara metadata enligt metadatastandarden DDI uttryckt i XML klicka på knappen Save as DDI.

Validera metadata

När du har dokumenterat dina data kan du med hjälp av funktionen Validate Metadata Quality kontrollera kvaliteten på dina metadata. Du hittar knappen Validate Metadata Quality i menyn. Kontrollen säkerställer att variablerna är definierad, har namn och etiketter. Rapporten sparas i ett PDF-format.


Källor

Colectica (2018). Colectica for Excel. https://docs.colectica.com/excel/ [2019-03-04]

Svensk nationell datatjänst (2018). Introduktion till Colectica for Excel. https://youtu.be/8aBENjvHAck [2019-03-04]

Svensk nationell datatjänst (2017). Databaser och kalkylblad: En guide till god hantering. (Best practice-guide). https://snd.gu.se/sites/snd.gu.se/files/SND%3B%20Databaser%20och%20kalkylprogram%3B%20En%20guide%20till%20god%20hantering_2017-03-13_0.pdf#overlay-context=sv/datahantering/guider

Hämtad från "https://dhb.snd.gu.se/w/index.php?title=Excel_och_Colectica_for_Excel&oldid=1050"