Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen
Från DAU-handboken
Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen
Handlingsoffentligheten finns i en av våra grundlagar, tryckfrihetsförordningen, och är av det skälet inte förhandlingsbar. Handlingsoffentligheten innebär att allmänna handlingar ska lämnas ut när någon begär att få ta del av dem. Undantag kan bara göras när det finns en tillämpbar regel i offentlighets- och sekretesslagen.
I arkivlagen anges vad som ska bevaras och när gallring får ske. Utan arkivlagen skulle offentlighetsprincipen vara helt värdelös. Då hade myndigheter kunnat förstöra handlingar som man inte ville att någon skulle få ta del av. Men det sätter arkivlagen stopp för.
Förvaltningslagen reglerar bland annat myndigheters serviceskyldighet och hur myndighetsbeslut ska fattas.
Handling
Men vad är då en handling? Man definierar handlingar som information som är fäst vid en bärare, till exempel papper eller ett digitalt medium. En handling kan vara en framställning i skrift – som man kan läsa direkt – eller en bild, eller en upptagning. En upptagning är något som man kan ta del av endast med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel som exempelvis en ljudinspelning eller video.
Det här betyder att mycket forskningsmaterial är handlingar. Men det finns också en hel del forskningsmaterial som inte är handlingar. Ett exempel på det är så kallat humanmaterial, det vill säga blodprov eller andra fysiska prover från människokroppen. Blodprovet är inte en handling, däremot är alla värden som resulterar ur mätningar eller test av blodprovet handlingar så fort de fästs vid en bärare, till exempel en pappersremsa ur en analysmaskin. Likaså är mätvärden i ett elektroniskt system handlingar.
En handling kan i sig inte bli föremål för offentlighetsprincipen. För att man ska kunna begära ut en handling måste den vara en allmän handling.
När blir det en allmän handling?
En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt tryckfrihetsförordningens definition är inkommen dit eller upprättad där.
Att en handling ”förvaras” kan ha både en fysisk och en logisk innebörd. Handlingen kan fysiskt befinna sig i ett datasystem eller arkiv. Den kan även befinna sig logiskt hos myndigheten, genom att den finns fysiskt hos någon annan myndighet, men i ett datasystem som myndigheten har åtkomst till. Ett exempel är LADOK-systemet: Genom att ett lärosäte har åtkomst till LADOK-handlingar i andra lärosätens datasystem, så befinner sig handlingarna logiskt sett även hos lärosätet. Och eftersom lärosätet har tillgång till handlingarna, så har också allmänheten rätt att ta del av dem.
Hela det här resonemanget baseras på rätten att begära att ta del av alla allmänna handlingar som en myndighet har tillgång till.
När det har konstaterat att handlingen förvaras hos myndigheten, det vill säga att myndigheten har möjlighet att ta del av handlingen, då är den första tegelstenen lagd för att ta ställning till huruvida handlingen är allmän. Därefter ska vi ta ställning till om handlingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En handling som är inkommen till myndigheten har någon annan skickat in. En handling kommer in i det skick som handlingen är och i samma ögonblick som handlingen kommer in till myndigheten blir den en inkommen, allmän handling.
Om det är myndigheten själv som skapat handlingen som en del av sin verksamhet är den upprättad. I tryckfrihetsförordningen finns flera regler om när en handling anses som upprättad. Principen är att en handling blir allmän när den fått sin slutgiltiga form: när den är färdigbehandlad, har skickats iväg eller förmedlats på annat sätt, eller när det ärende som den tillhör är slutbehandlat. För vissa handlingar gäller andra regler, men det här är det generella.
Utlämnande av allmän handling
Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar. Viktigt att tänka på är att rätten att ta del av allmän handling i praktiken innebär att man har rätt att begära att få tillgång till en allmän handling. Det är alltså inte så att myndigheter måste publicera alla sina allmänna handlingar på något tillgängligt ställe, exempelvis bibliotek eller internet. Det kan i vissa fall till och med vara olagligt, till exempel om materialet är skyddat av upphovsrätt.
Allmänna handlingar ska alltså generellt lämnas ut till den som begär att få ta del av dem. Handlingar som inte är allmänna ska däremot inte lämnas ut. Exempel på handlingar som inte är allmänna inkluderar handlingar som inte förvaras hos myndigheten, personliga brev, anbud med mera och handlingar som bara förvaras som ett led i teknisk lagring eller som säkerhetskopior. Om handlingarna inte är upprättade, till exempel utkast och minnesanteckningar, eller är tidskrifter eller del av ett bibliotek, är de inte heller allmänna.
Men även för allmänna handlingar finns det undantag från handlingsoffentligheten. Dessa finns i OSL, offentlighets- och sekretesslagen.