Excel och Colectica for Excel

1. Information om Excel och Colectica

Författare: Daniel Gunnarsson, Per Nyström, Mattias Rieloff, Gustaf Sjöstedt & Signe Wulund

Senast uppdaterad: 2018-05-09

Excel är ett kalkylprogram, datahanteringsprogram, som torde vara välkänt för de flesta då det ingår som en del i Officepaketet från Microsoft. Det finns även ett Excel Online som kan delas mellan varandra inom grupper (Office 365) eller OneDrive och som då innehåller versionshistorik för överblick av ändringar. Förutom lagring av tabulär data medges en rad olika slag av beräkningar som även kan visualiseras i olika diagramtyper. Excel är dock inte lämpligt att använda som t ex relationsdatabas.

Colectica är ett tilläggsprogram till Excel för PC för dokumentation av såväl dataset som variabler vilken tillförs excellfilen. Tyvärr fungerar Colectica i dagsläget enbart med Windows operativsystem, inte med Mac OS. Nedladdat lägger sig programmet som en ytterligare flik bland menyerna på Excel. Colectica finns i två versioner, Standard och Professional. Standard är gratis medan Professional kostar. Licens kan tecknas för såväl en enstaka användare som för ett helt lärosäte. Skillnaden mellan de båda versionerna är att man i betalvarianten kan importera filer från SPSS, Stata samt SAS där även variabelinformation medföljer. All dokumentation samlas även automatiskt i en kodbok.

1. 1. Lathund

Beskrivningen här rör programvaran Microsoft Excel 2016 (ver. 16.0) som har access genom Microsoft 365. Microsoft Excel finns både för PC och Mac. En nyhet i denna version är dela-funktionen (gäller även för Colectica om programvaran är installerad). Där kan du se vilka som har åtkomst till ett visst dokument och vilka som arbetar i dokumentet just nu, och ändra enskilda behörigheter för redigering i de dokument som du äger.

1. 1. 1. Dokumentationsmöjligheter

I Excel kan du öppna ett tomt kalkylblad, rutnät av celler, och sedan fylla på med den data du har och ordna utifrån variabler i kolumner och rader. Det finns också tillgång till många olika färdiga mallar (t.ex. surveys) utifrån olika teman som man kan använda sig av. När du arbetar med Excel finns det många olika funktioner att tillgå såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet i Excel att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner t ex alfabetiskt eller utifrån storlek.

När du sedan sparar ditt arbete finns det många olika format att välja på såsom t ex .csv, flera olika Excel format, Unicode, .txt, XML samt även olika typer av separering (blanksteg eller tab). Det gör datan både säker för långsiktig lagring såväl som möjlig att exportera och plocka upp i en annan programvara. Importera gör du genom öppna funktionen. Du kan då välja att behålla formatet från ursprungsfilen (t ex .txt eller .csv) eller använda spara som och då välja vilket format som passar dig bäst enligt ovan. För långtidsbevaring rekommenderas även det egna formatet .xlsx.

Med Colectica kan det data som läggs in i Excel tillfogas dokumentation, något som inte minst underlättar återanvändningen. Dokumentationen avser 1) datasetet, 2) den enskilda variabel, 3) de koder som används i respektive variabel. Programmet innehåller även en arbetsbesparande funktionalitet som tillåter återanvändandet av tidigare kodlistor. Denna nås under fliken “Variable details” och rubriken “Data Type” där det finns en knapp “Use Existing Code List” från vilken tidigare kodlistor kan nås.

Dokumentationen som skapats i Colectica kan även exporteras, antingen i form av en kodbok i pdf- eller word-format eller som en fil med metadatastandarden DDI uttryckt i XML.

1. 1. 1. Filtyper som stöds i Excel och Colectica

Data från externa källor är möjliga att importera till Excel. Ren textdata kan importeras om något slag av separeringstecken är inlagt. Till Excel kan via Colectica även filer från SPSS, Stata (.dta) eller SAS importeras direkt (funktionen förutsätter dock att man använder versionen Professional).

1. 1. 1. Att öppna och spara en fil

Eftersom Colectica är ett tilläggsprogram behöver man öppna Excel för att komma åt det. Colectica ligger som en flik mellan Data och Review i menyraden. Där kan man välja att öppna en fil som vanligt i Excel. Man kan även importera extern data från Access, internet, text eller andra källor genom knappar direkt i menyraden “Data” på ett sätt som torde vara bekant för den som använt Excel tidigare.

Filer i Colectica sparas genom menyn (File > Save) eller kortkommandon (Ctrl + S) som vanliga .xlsx. Man kan även ställa in Excel att spara automatiskt under File > Options > Save. Standard är 10 minuter, men man kan välja en intervall mellan 1 och 120 minuter.

1. 1. 1. Annan funktionalitet av intresse

Colectica för Excel kan också genomföra en basal kontroll av kvalitén på din metadata (Validate metadata quality). Detta genom att bland annat kolla av om variablerna har namn och etiketter. När du genomför själva kontrollen genereras en pdf-rapport. I framtiden kan fler funktioner gällande kontroll av metadatans kvalité tillkomma. Utvecklarna uppmanar oss användare att komma med önskemål.