Excel och Colectica for Excel

Information om Excel och Colectica

Författare 2018: Daniel Gunnarsson, Per Nyström, Mattias Rieloff, Gustaf Sjöstedt & Signe Wulund

Författare 2019: Karin Meyer Lunden, Karin Stenbeck, Kerstin Belin, Tord Heljeberg

Författare 2019: Emma-Lisa Hansson, Jonas Olsfelt, Lotta Haglund, Linda Sundberg

Senast uppdaterad: 2019-12-03

Denna guide beskriver programvaran Microsoft Excel 2016 version. 16.0 som har access genom Microsoft 365 och Colectica for Excel version 5.5. En nyhet i version 16.0 är dela-funktionen (gäller även för Colectica om programvaran är installerad). Där kan du se vilka som har åtkomst till ett visst dokument och vilka som arbetar i dokumentet just nu, och ändra enskilda behörigheter för redigering i de dokument som du äger.

Den kommersiella kalkylprogramvaran Excel, från Microsoft, används för att lagra, organisera och manipulera data i textformat, tabulära data mm. I Excel finns inbyggda matematiska funktioner som underlättar beräkningsarbete. Urval av data i Excel kan presenteras grafiskt i olika varianter av diagram. Excel installeras på enstaka datorer, men det finns också en onlinevariant som lämpar sig för arbete i grupp och då är installation av programvara inte nödvändigt.

Produkten Colectica för Excel ger tilläggsfunktioner i Excel. När produkten installeras skapas en ny flik i menyn för Excel. Produkten möjliggör att dataset lagrade i Excel kan märkas upp med metadata. Uppmärkningen sker direkt i Excelfilen. Kompletta dataset kan tilldelas metadata men även enstaka variabler och koder i dataset kan märkas upp. I Colectica för Excel finns möjlighet att automatiskt generera en kodbok. Colectica för Excel förekommer som en kommersiell produkt och som gratis programvara (Colectica Professional respektive Colectica Standard). Produkten fungerar endast i Windows-miljö. Licens finns för enanvändare eller för installation inom organisationer. Import av data kan ske från SPSS, STATA och SAS. Gratisversionen av programmet har begränsade importmöjligheter.

Lathund

Beskrivningen rör programvaran Microsoft Excel 2016 (version 16.0) och Colectica for Excel version 5.5.

Dokumentationsmöjligheter

Excel

I Excel kan data läggas i ett tomt kalkylblad (rutnät av celler) och ordnas utifrån variabler i kolumner och rader. Ett alternativ till att utgå från ett tomt kalkylblad kan vara att använda någon av de många olika färdiga mallarna för att strukturera data. Excel har funktioner såsom formatering av värde för celler, infoga kommentarer och bilder, en rad olika formler för beräkningar och statistik samt visualisering i olika diagramtyper. Det finns också möjlighet att enkelt sortera värden inom rader eller kolumner, exempelvis alfabetiskt eller utifrån storlek, och att filtrera data.

Colectica for Excel

Med Colectica kan de data som läggs in i Excel tillfogas dokumentation, något som inte minst underlättar återanvändningen. Dokumentation kan göras på flera nivåer: 1) datasetet (fliken Dataset Details), 2) den enskilda variabeln (fliken Variable Details) och 3) de koder som används i respektive variabel (fliken Code List). För varje nivå finns ett antal givna metadatafält enligt Data Documentation Initiative (DDI) och utöver dessa kan egna fält läggas till vid behov.

Programmet innehåller även en arbetsbesparande funktionalitet som tillåter återanvändning av tidigare kodlistor. Denna nås under fliken Variable Details och rubriken Data Type (välj Code) där det finns en knapp Use Existing Code List från vilken tidigare kodlistor kan nås. Dokumentationen och metadata som skapats i Colectica kan exporteras till en kodbok.

SND har gjort en instruktionsfilm som visar hur dokumentation av ett dataset med Colectica for Excel går till, se länk under Källor.

Filtyper som stöds i Excel och Colectica

Data kan importeras till Excel från Access, webb och SQL Server, samt XML-filer och kommaseparerade textfiler t.ex. .txt och .csv. Med Colectica kan även filer från från SPSS (.sav), Stata (.dta) och SAS (sas7dbat) importeras. Detta förutsätter dock att du använder versionen Professional. Var uppmärksam på att endast en delmängd av data i filerna importeras i gratisversionen. Standardformatet för Excel-filer är idag xslx som är ett öppet XML-baserat format. Excel-filer kan även sparas i/exporteras till ett flertal format beroende på hur filen är uppbyggd och hur data ska användas, t ex avgränsad text (tab, csv etc.). För kalkylblad som innehåller element som inte kan sparas som ren text bör xslx användas, alternativt kan dessa delar sparas separat tillsammans med en textbaserad export av data. Vid en export bör inbäddade filer som diagram och tabeller sparas separat.

Från Colectica kan kodbok exporteras till Word och PDF. Datadokumentationen kan också exporteras till en XML-fil enligt metadatastandarden DDI.

Att öppna och spara en fil

För att använda tilläggstjänsten Colectica, öppna Excel. Öppna vald datafil i Excel (File > open). Klicka på fliken Colectica och därefter på Document Workbook. För att få upp panelen för dokumentation högerklicka på Data Documentation. För att öppna extern data från Access, webb, text eller andra källor klicka på fliken Data i menyn. Filer i Excel och Colectica sparar du genom att antingen klicka på ikonen Spara i verktygsfältet snabbåtkomst, via menyn (File > Save) eller kortkommandon (Ctrl + S). Det går också att spara arbetsböcker automatiskt under File > Options > Save. I inställningarna väljer du i vilket format filerna ska sparas, och med vilket tidsintervall filerna ska sparas. Standard är 10 minuter, men du kan välja en intervall mellan 1 och 120 minuter. Om du har ett Office 365-abonnemang kan du spara filer till OneDrive eller SharePoint och använda AutoSave och spara ändringar i realtid. Spara automatiskt aktiveras när en fil lagras på OneDrive, OneDrive för företag eller SharePoint Online. Då sparas dina ändringar automatiskt i molnet när du arbetar.

För att spara dokumentationen och datasetet i en kodbok välj fliken Colectica och knappen Create Documentation. Här kan du välja att spara din kodbok i Word-format eller som PDF-format. För att spara metadata enligt metadatastandarden DDI uttryckt i XML klicka på knappen Save as DDI.

Validera metadata

När du har dokumenterat dina data kan du med hjälp av funktionen Validate Metadata Quality kontrollera kvaliteten på dina metadata. Du hittar knappen Validate Metadata Quality i menyn. Kontrollen säkerställer att variablerna är definierade, har namn och etiketter. Rapporten sparas i ett PDF-format. Metadata kan ej valideras i gratisversionen.

Källor

Colectica (2018). Colectica for Excel. https://docs.colectica.com/excel/ [2019-03-04]

Svensk nationell datatjänst (2017). Databaser och kalkylblad: En guide till god hantering. (Best practice-guide). https://snd.gu.se/sites/default/files/legacy/SND%3B%20Databaser%20och%20kalkylprogram%3B%20En%20guide%20till%20god%20hantering_2017-03-13_0.pdf [2019-11-29]

Svensk nationell datatjänst (2018). Introduktion till Colectica for Excel. https://youtu.be/8aBENjvHAck [2019-03-04]

Svensk nationell datatjänst (2018). SND:s användarguide för Colectica for Excel. https://snd.gu.se/sites/default/files/legacy/Instruktion_for_Colectica_for_Excel_0.pdf#overlay-context=sv/bas-online/pass-5/dokumentera-med-colectica-excel [2019-11-29]