Användning av DORIS

Användning av DORIS för granskning – nuvarande granskningsvyn

På startsidan på SND:s webbplats kan du logga in på Mina sidor. Använd ditt befintliga konto hos ditt lärosäte för att logga in. Om du inte har ett konto på ett lärosäte kan du använda Google eller Facebook för att logga in. Du kan också skapa ett konto, för exempelvis en funktionsadress, genom att klicka på Logga in med användarnamn/lösenord och sen vidare till Skapa nytt konto.

Tryck på Logga in och följ inloggningsinstruktionerna.

Inne på Mina sidor kommer du åt DORIS. Det räcker med att klicka på DORIS för att kunna börja arbeta med verktyget.

Inkommen databeskrivning

Väl inne i DORIS så kommer du först till granskningsvyn, dvs. sidan som visar inkomna databeskrivningar. Överst på sidan ser du dina granskningar listade under rubriken Mina granskningar och lite längre ner på sidan är alla inkomna (och pågående) databeskrivningar listade.

I högerspalten finns filter för att filtrera inkomna databeskrivningar. Det finns även en sökfunktion.

När en databeskrivning har inkommit till DORIS för granskning måste först en granskare tilldelas innan granskningsprocessen kan börja.

Tilldela granskare

För att tilldela en granskare till en databeskrivning så trycker du på symbolen för Tilldela granskare . För du muspekaren över symbolen ser du att det står Tilldela. När du trycker på så visas en pop-up ruta med rubriken Tilldela ärendet till en person. Du kan nu välja att tilldela databeskrivningen till dig själv genom att välja alternativet “Mig själv”. När du bockar för alternativet “Mig själv” så bekräftas det genom att texten Du är nu tilldelad ärendet visas strax ovanför en kort stund. Du kan nu stänga dialogrutan genom att klicka på Stäng.

Tilldela en annan granskare

För att tilldela en annan granskare till databeskrivningen trycker du på men väljer alternativet “Annan person (välj nedan):”. När du bockar för detta alternativ kan du sedan välja en person i rullistan “Välj en person att tilldela”. När du markerar en person i listan bekräftas det genom att texten Ärendet har tilldelats Förnamn Efternamn visas strax ovanför en kort stund. Personen du har valt som granskare syns i textrutan, se bild nedan. Du kan nu stänga dialogrutan genom att klicka på Stäng.

De personer som visas i rullistan är de samma som är registrerade som granskande DAU-medarbetare i SND:s system. Saknar du någon medarbetare här så kontakta SND-kontoret, så kan vi lägga till personen.

Granska metadata och data

För att granska en databeskrivning i DORIS klickar du på titeln. Formuläret öppnas då i samma fönster som du är i.

Här finns beskrivet om hur du kan tänka när du granskar data och metadata.

Här finns SND:s kravbeskrivning.

Här finns information om filhantering för de organisationer som har en lagringsyta kopplad till DORIS (kvar från pilotprojektet).

Några funktioner som är bra att använda under granskningsprocessen är:

   Aktivitetsloggen. Här kan du följa vad som har hänt med databeskrivningen genom dess statusförändringar. Du ser vem som gjort vilken statusändring och du kan se eventuella meddelanden som skickats i samband med statusändringar. Till dess att anteckningsfunktionen finns på plats är det bra att vara extra noggrann med att ange ett meddelande vid statusbyte, om det finns något som är särskilt värt att komma ihåg och dokumentera.  

Forskaren har en något förenklad vy här och ser t.ex. inte skillnad mellan Under granskning av DAU och Under granskning av SND, utan ser enbart Under granskning. Forskaren kan heller inte se kommunikation mellan DAU och SND.

   Anteckningar. En viktig och användbar funktion för att dokumentera granskningsprocessen internt. Funktionen är bara synlig för DAU och SND. Man kan skriva anteckningar både i sina egna granskningar och i andras, och under alla statusar. Varje anteckning signeras automatiskt med namn och datum. En rekommendation är att inte ta bort anteckningar om de inte är direkt felaktiga. Om förhållandena ändras är det bättre att skriva en ny anteckning med information om det.  

   Förhandsgranska katalogposten. Använd funktionen till vänster för att se hur katalogposten kommer se ut. Ett bra sätt att få en överskådlig bild av databeskrivnigen och metadata. Filer som ska vara direkt synliga i forskningsdatakatalogen syns inte på förhandsvisningsvyn förrän de ligger på rätt ställe i SND:s mappstruktur. DOI syns heller inte förrän katalogposten är publicerad.  

   Ladda ner filer. I vänsterkolumnen finns en funktion för att ladda ner de filer som är uppladdade till databeskrivningen, både data och tillhörande dokumentation.  

   Tomma obligatoriska fält. Antalet tomma obligatoriska fält visas bakom varje avsnittsrubrik i vänsterkolumnen. Ger en första snabb hint om hur väldokumenterad formuläret är och hjälper till att hitta eventuella missar. Saknad obligatorisk information listas också längst ner i formuläret under varje avsnitt.  

Det går naturligtvis bra att stämma av med SND-kontoret under granskningsprocessens gång, via exempelvis mail eller telefon.

Skicka tillbaka för komplettering

Om du anser att något saknas för att du ska kunna skicka vidare databeskrivningen till SND, så begär du in kompletteringar från forskaren. Du gör detta genom att byta status till Under komplettering av överlämnare. I samband med statusbytet kan du lämna ett meddelande till forskaren över vad som behöver förbättras. Även om du har haft en del kommunikation med forskaren, via exempelvis mail, så kan det vara bra att kortfattat sammanfatta kompletteringsbehovet även här, så att en medarbetare som i framtiden kanske kommer att titta på ärendet kan föja vad som hänt.

Tänk på att forskaren i sin vy av aktivitetsloggen inte ser kommunikation/statusbyten mellan DAU och SND. Så om det är en komplettering från SND som ska skickas vidare till forskaren behöver du ange den på nytt när du byter status.

Förhandsbokade DOI:ar

Det händer relativt ofta att en forskare som skickar in en databeskrivning i DORIS i första hand är i behov av en DOI, då PID på data allt oftare är ett krav för att få publicera en artikel. I meddelandefältet i samband med att databeskrivningen skickas in uppmanas forskaren att ange om det finns någon deadline för DOI eller publicering av katalogpost. Det här är viktig information att vara uppmärksam på, då det ofta handlar om relativt kort framförhållning. Informationen som fyllts i här syns både i det automatgenererade mailet om inkommen databeskrivning som skickas till DAU och i aktivitetsloggen högst upp inne i databeskrivningen i DORIS.

Så snart ett dataset skapas i formuläret (avsnitt 5. Data, insamling & åtkomst) genereras en förhandsbokad DOI. DOI:en är inte synlig för forskaren utan syns enbart i granskningsvyn.

När en forskare ber om förhandsbokad DOI lämnar du ut det DOI-id som syns i samband med datasetet i formuläret.

Tänk på att informera forskaren om att DOI:en inte blir skarp, det vill säga inte leder till någon landningssida förrän det finns en publicerad katalogpost i SND:s forskningsdatakatalog. Innan du lämnar ut DOI:en kan det vara bra att ta en snabbtitt på metadata och data för att få en första uppfattning om det återstår en del arbete för forskaren. Om så är fallet kan det vara bra att informera om det direkt och kanske skicka med en länk till den här sidan där det står beskrivet vad som är bra att tänka på innan man delar data via SND.

Sluten referentgranskning (Closed Review)

Under första fliken i formuläret finns ett fält för sluten referensgranskning, även kallad closed review.

Detta markerar forskaren om databeskrivningen inte ska publiceras förrän det också finns en publicerad artikel, men data ska fram till dess vara nåbar för exempelvis förlag under artikelgranskning.

I de här fallen gör man klart databeskrivningen så långt det är möjligt, begär in eventuella kompletteringar osv. I vissa fall kan man behöva vänta med att lägga till referens till den nya publikationen.

När allt ser okej ut kan forskaren skicka URL-adressen för förhandsvisningen av katalogposten till förlaget, ofta tillsammans med en förhandsbokad DOI.

Data som ska vara direkt nedladdningsbara i katalogen ska finns där redan under förhandsvisningen. (Kräver manuell hantering i mappstrukturen av antingen DAU eller SND.) Handlar det om data med någon form av begränsning, t.ex. personuppgifter, får man istället dela data efter förfrågan.

Under tiden som artikelgranskningen pågår låter man databeskrivningen bara ligga som Under granskning i DORIS. Du kan se vilka databeskrivningar i listningen som är under referentgranskning då de har symbolen bakom titeln. OBS! Symbolen kommer inom kort.

När artikeln är publicerad kan databeskrivningen också publiceras. Här är det bra att hålla lite koll, för även om forskaren sagt att hen ska höra av sig när artikeln är publicerad är det långt ifrån alla som gör det. På SND-kontoret brukar vi följa upp våra sådana här granskningar med (o)jämna mellanrum och i de fall vi ser en publicerad artikel hör vi av oss till forskaren och frågar om vi kan publicera databeskrivningen.

Skicka vidare till SND

När DAU är färdig med granskningen av en databeskrivning skickas den vidare till SND för en slutlig koll. På sikt kommer detta inte längre att behövas och DAU kommer själva att kunna publicera poster i SND-katalogen.

För att skicka vidare en databeskrivning byter du stats till Under granskning av SND. Du kan i samband med detta också lämna ett meddelande till SND, om det t.ex. om det har varit något särskilt under granskningen eller om det kvarstår frågetecken. Kommunikationen som sker mellan SND och DAU genom statusar i aktivitetsloggen syns inte för forskaren, utan denna ser bara att databeskrivningen är “Under granskning”.

Om granskaren hos SND tycker att någonting saknas kommer hen att skicka tillbaka databeskrivningen för komplettering. Du kan då i din tur sen skicka tillbaka den till forskaren om det behövs.

Kommunikation med forskaren

Om DAU:en deltar i granskningsprocessen av en databeskrivning (är registrerad i DORIS) bör det i första hand vara DAU som sköter all kontakt med forskaren. Givetvis måste det finnas en flexibilitet och SND är gärna med i mailkonversationer om det behövs.

Förutom att skicka databeskrivningen för komplettering i DORIS man också ha dialog med forskaren via epost, möte, telefon osv. Om viktiga beslut tas kan det vara bra att dokumentera dessa. Tills den kommande anteckningsfunktionen finns på plats får man göra detta i meddelandeloggen i samband med statusbyte, och/eller spara ner ex. mail eller anteckning i txt-fil. Detta lägga med fördel i mappen Internal documents, för er som saknar egen lagringsyta kan ni lämna över detta till SND så lägger vi det på rätt ställe.

Förhandsvisning av katalogpost

På SND-kontoret har vi sedan länge en rutin om att alltid be forskaren kontrollera katalogposten innan vi publicerar den i forskningsdatakatalogen. Vi gör detta än så länge via mail och skickar med en länk till katalogens förhandsvisning.

Förslag på text i mail:

Hej xxx,

Nu är din databeskrivning klar för att publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. Ta gärna en sista titt på den kommande katalogposten så att allt ser bra ut.

Länk till svenska posten

Länk till engelska posten

Jag/vi publicerar posten när jag fått ett godkännande från dig.

Hälsningar

XXX

Publicera databeskrivning

I dagsläget är det bara SND-kontoret som kan publicera nya databeskrivningar i SND-katalogen. DAU kan däremot publicera uppdateringar/nya versioner utan att det går via SND.

Innan du publicerar en databeskrivning är det viktigt att se till att filerna har hanterats på rätt sätt. De lärosäten/organisationer som har en egen lagringsyta kopplad till DORIS hanterar detta själva inom DAU-gruppen. För de lärosäten som använder SND:s lagring hjälper vi till att strukturera filerna, vilket alltså är viktigt att stämma av innan man publicerar en uppdaterad databeskrivning. Här kan du läsa mer om filhantering. (Hur man uppdaterar en publicerad katalogpost beskrivs nedan.)

För att publicera en databeskrivning ändrar du status till Publicerad. Posten publiceras direkt i katalogen och DOI, dokumentationsfiler och ev. datafiler blir syndiga i katalogposten (samt det citeringsförslag som genereras automatiskt).

Uppdatera en publicerad databeskrivning

För att uppdatera/skapa en ny version av en publicerad databeskrivning går du in i DORIS och öppnar databeskrivningen i formuläret.

Klicka på Ändra status och välj Nv version: Under granskning av DAU.

Gör de uppdateringar som ska göras för metadata i formuläret. Om det ska skapas en ny version för data (dvs. en ny uppdaterad datafil ska laddas upp) så är det viktigt att beskriva versionsförändringen i formuläret i samband med att datafilen laddas upp (ett obligatoriskt fält).

Du kan läsa här om vad som gäller för filhanteringen för uppdaterade databeskrivningar. Se informationen under Granskning av uppdaterad databeskrivning och Publicering av uppdaterad databeskrivning.

Tänk på att det kan vara bra att titta på katalogposten parallellt med arbetet av uppdateringar, så du ser hur ändringarna kommer att se ut i skarpt läge. Detta gör du genom att klicka på Förhandsgranska (den blåa boxen till vänster i formuläret).

Gör du större ändringar i databeskrivningen, utan att ha stämt av dessa med forskaren i förväg, kan det vara bra att skicka en länk med förhandsvisningen av katalogposten till denne och be om eventuella kommentarer.

När du färdig med uppdateringen klickar du på Publicera. Här är det viktigt att du i meddelandefältet anger vad det är för ändring som är gjord, så att det går att följa hanteringen i framtiden.

Tänk på att SND inte dubbelgranskar vid uppdateringar av metadata, så hör gärna av dig med frågor via mail om det är något som känns osäkert.