Apache OpenOffice Calculation
Från DAU-handboken
Information om Apache OpenOffice Calc
Kalkylprogrammet är en del av Apache OpenOffice programsvit. Det kan ses som en open source-motsvarighet till Microsoft Office Excel, och är som sådant i första hand lämpligt för forskare som behöver göra matematiska beräkningar i tabellform. OpenOffice Calculation kan användas som traditionellt kalkylblad (spreadsheet) för registerdata, för matematiska beräkningar, logik, statistik och enklare databaser (Apache OpenOffice Base är dock den specifika programvaran för att skapa databaser med möjligheter till formulär och rapporter). Programmet innehåller möjligheter till visualisering genom diagram, infogande av bilder, film och ljud. Möjligheter finns att göra pivottabeller.
Det är möjligt att dela enskilda dokument med andra användare, vilket möjliggör samarbete genom att fler har redigeringsmöjligheter.
Apache OpenOffice tillgängliggörs med följande licens: Apache License 2.0.. Programsviten (inklusive Calculation) är gratis för alla, kan installeras på så många datorer man vill och kan användas i vilket syfte som helst (inklusive kommersiell användning, myndighets-utövning, offentlig förvaltning och undervisning). Närmare information finns i licensen som medföljer OpenOffice och i http://www.openoffice.org/license.html
På Apache OpenOffice hemsida framhålls att programsviten är enkel att lära sig, utan att för den sakens skull göra avkall på mer avancerade funktioner. Den som är nybörjare erbjuds ett intuitivt gränssnitt, och den som tidigare använt liknande programvaror (t.ex. Microsoft Office Excel) kommer att känna igen sig. Eftersom det rör sig om ett open source-program så framhålls också möjligheterna med att vara del av ett internationellt användarsamfund, där man ofta får snabb hjälp av andra användare.
Lathund
Beskrivningen rör Apache OpenOffice Calculation 4.1.6 (lanserad 18 november 2018, uppdaterad 25 febrari 2019). Programmet är tillgängligt för användare av Mac OS, Windows och Linux. Programmet är tillgängligt på 41 olika språk.
Dokumentationsmöjligheter
I programmet finns möjlighet att spara flera versioner av det aktuella dokumentet i samma fil samt att skriva in egna kommentarer till varje version. Man kan också öppna, ta bort och jämföra olika versioner samt få en lista över vad som ändrats och av vem. Funktionen finns under File - Versions, och man kan även ställa in så att det automatiskt sparas en version när man stänger ner dokumentet Always save a version on closing.
Skribenter kan lägga in kommentarer till enskilda celler eller markerade områden, via Insert - Comment. För att aktivera funktionen som registrerar ändringar i dokumentet går man till Edit – Changes - Record. Ändringar i kalkylbladet markeras därefter med en inramning runt cellerna. Detaljerad information om ändringen visas när man pekar på cellen, inklusive kommentarer som lagts till av skribent. För att jämföra versioner utgår man från det senaste dokumentet, går till Edit – Compare documents (svara Yes på frågan som dyker upp ang avsluta registrering av ändringar) och väljer det dokument man vill jämföra med. En lista över ändringar visas och man kan acceptera eller förkasta enstaka eller alla ändringar och därefter spara dokumentet.
Vid export av kalkylblad till PDF-format finns möjlighet att välja att inkludera kommentarer. Kommentarer följer även med om man öppnar filen i Excel, dock inte versionsnoteringar. Kalkylblad kan även skickas via e-post.
Ett ytterligare alternativ för dokumentation är att använda ett separat blad i filen för detta. Till en fil eller grupp med filer (projekt) kan även README-fil bifogas. Här kan man skriva vad filerna innehåller och hur de är tänkta att användas. Välj File - New - Text Document för att skapa README. Sparas i det aktuella projektet.
Filtyper som stöds i OpenOffice Calc
Kalkylblad som skapas i programmet får filtypen .ods. Det är ett XML-baserat OpenDocument-format (ISO/IEC 26300), och kan öppnas med alla programvaror med stöd för OpenDocument-standarden.
- Flera filformat kan importeras till ett befintligt ark via Infoga - Ark från fil, bland annat .dbf, .xls, .csv , .xml (men ”oformaterat” – varje element blir ny rad), .json (jmf. .xml – kolumnrubriker blir rader), .sav.
Olika filformat kan öppnas med Open Office Calc, bland annat: - Microsoft Excel kalkylfilar fram till 2007 för PC och Microsoft Office 2008 för Mac OS X - (.xls, .xlm, .xlsx) - Lotus 1-2-3 (.wk1, .wks, och .123) - Data Interchange Format (.dif) - Rich Text Format (.rtf) - Text CSV (.csv och .txt) - StarCalc format (.sdc och .vor) - dBASE (.dbf) - .htm och .html filar
- Export till andra filformat är begränsat till PDF och XHLTML
Det går att spara i ett antal olika format men det är rekommenderat att använda default filformatet (.odf. eller .ods) för att undvika förändringar till filen. Andra format som går att spara: - OpenOffice.org 1.x Spreadsheet (.sxc) - OpenOffice.org 1.x Spreadsheet Template (.stc) - Microsoft Excel: 97/2000/XP, 5.0 och 95, 2003 XML (.xls, xlt, xml och .xlw) - Data Interchange Format (.dif) - dBase (.dbf) SYLK (.slk) Text CSV (.csv och .txt, inte rekommenderat om man har mycket formattering eller bilder) - StarCalc 3.0, 4.0, and 5.0 formats (.sdc och .vor) - Unified Office Format spreadsheet (.uos) - HTML Document (OpenOffice.org Calc) (.html och .htm)
OpenOffice egna filformat är förmodligen inte lika vanligt som .xls (Excel), men med tanke på att det är XML-baserat, och att programmet kan hantera filer i flera andra format så kan programmet användas för att återskapa och utvinna information. .ods fungerar som arkivformat men inbäddade diagram och tabeller bör lagras separat.
Att öppna och spara en fil
Sidlayouten i programmet påminner om Office-programmen och Windows kortkommandon fungerar. Öppnar filer gör man via Arkiv - Öppna och sparar gör man via Arkiv - Spara som/Spara eller motsvarande kortkommando. Under Arkiv- Egenskaper- Säkerhet går det att bocka för Öppna filen med Skrivskydd. Det här skyddar filen från att ändras av misstag när filen delas med andra. Det går fortfarande att redigera en kopia av dokumentet och spara kopian med samma namn som originalet.
Författare: Rolf Hasslöw, Tobias Pernler, Joakim Philipson & Marianne Svanberg Uppdaterad av: Kristina Hellberg, Maria Kinger, Stina Johansson, Viveca Lind Ohlsson & Linda Hammarbäck
Senast uppdaterad: 2019-02-25