Åtgärder

Skillnad mellan versioner av "DORIS"

Från DAU-handboken
 
(248 mellanliggande versioner av 5 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
= Om DORIS =
= Om DORIS =
DORIS är SND:s nya dataorganiserings- och informationssystem. DORIS ersätter SND:S webbformulär och Mitt SND, som nu integreras i det nya systemet DORIS.
DORIS är SND:s DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS nås genom att logga in på [[Mina sidor|Mina sidor]] på SND:s webb.
 
Du kan läsa mer om hur systemet används på sidan [[Användning av DORIS]].


== Bakgrund ==
== Bakgrund ==
Innan DORIS lanserades byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (SIMS) för att hantera metadata och datafiler och forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. I dagsläget behöver all data och metadata som ska synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via SIMS.
Innan DORIS lanserades 2020 byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.


Det nya systemet medför bl.a. att DAU-medarbetare kommer involveras i data- och metadataflödet. För lärosäten och forskande organisationer som har upprättat en DAU behöver DAU-medarbetare ha åtkomst till de data och metadata som beskrivs via SND:s formulär. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att data och tillhörande dokumentation är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog. En förutsättning för att detta ska fungera är att ett nytt system skapas (DORIS) som kan ersätta SND:s interna system SIMS och som finns tillgängligt för både överlämnare, DAU och SND via ett webbgränssnitt.
Införandet av DORIS innebär att forskare, DAU och SND arbetar i samma system, som har en direktkoppling till forskningsdatakatalogen. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att databeskrivningen är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog.


=== Nyheter i DORIS ===
Under övergångsperioden då nätverksmedlemmarna saknar egna lagringsytor för forskningsdata (med koppling till DORIS) så lagras data hos SND. Därför kan inte data med personuppgifter eller andra känsliga data delas via SND, om inte ett personuppgiftsbiträdesavtal är tecknat.
* Uppdaterat gränssnitt
* Avancerat nyckelordssök
* Möjlighet att skapa nya nyckelord
* Uppdaterad databas.... alla IT grejor
* Uppdaterade arbetsflöden och statusar
*


== Funktioner i DORIS - en översikt ==
== Funktioner i DORIS ==


===Generella funktioner===
I DORIS så skapar och hanterar man databeskrivningar, detta gör man under fliken '''Databeskrivningar''' som är förvalt när DORIS öppnas. Här kan man även följa och hantera förfrågningar om data, vilket görs under fliken '''Förfrågningar om data'''.


För att påbörja en ny databeskrivning klicka på ''Ny databeskrivning''. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under '''Pågående databeskrivningar'''.<br>
Först när din organisation lagrar data lokalt kan ni börja använda funktionen '''Förfrågningar om data'''. [[Guide till funktionen Förfrågningar om data i DORIS | Här]] finns en guide till funktionen.  
Under ''Åtgärder'' hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen, duplicera, förhandsgranska, lägga till/ta bort redigerare och ta bort databeskrivning.<br>
Statusen ''Under redigering'' betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via epost när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.


[[Fil:Databeskrivningar Doris.png]]
===Språk===
DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet. Översättningar sker automatiskt för de fält som innehåller kontrollerade vokabulärer (listor med alternativ) och av nyckelord hämtade från etablerad nyckelordslista.  


Till varje databeskrivning finns ett antal funktioner som överlämnaren kan använda sig av, se kolumnen 'Åtgärder' i bilden ovan.
===Vyer===
Det finns två vyer i DORIS; '''Forskarvy''' och '''Granskningsvy'''. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.


[[Fil:Doris kopiera.png|left|35px|caption]] '''Kopiera databeskrivning''' Denna funktion kan användas om en ny databeskrivning ska göras, som liknar en redan befintlig. Metadata från den befintliga databeskrivningen kopieras och läggs in till en ny, som namnges med ”Kopia av...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Uppladdade filer kopieras inte över till den nya databeskrivningen.


[[Fil:Doris ladda ner.png|left|35px|caption]] '''Ladda ner databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan man ladda ner de filer som har laddats upp i formuläret. De metadata som angivits i formulärets olika fält sparas i JSON format.


[[Fil:Doris förhandsgranska.png|left|35px|caption]] '''Förhandsgranska databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan man få en förhandsvisning av informationen i databeskrivningen.
<gallery widths=800px heights=800px mode="nolines">
File:doris_forskarvy.jpg|Forskarvy (2020)
File:doris_granskningsvy.jpg|Granskningsvy (2020)
</gallery>


[[Fil:Doris lägg till granskare.png|left|35px|caption]] '''Bjud in redigerare till databeskrivning''' Med denna funktion kan du bjuda in redigerare till din databeskrivning.
====Forskarvy====


[[Fil:Doris ta bort.png|left|35px|caption]] '''Radera databeskrivning''' Genom att klicka på denna symbol kan du ta bort en databeskrivning.
Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten '''Granskningsvy''' för att byta till Granskningsvyn, mer om detta nedan.


===Språk===
För att påbörja en ny databeskrivning klicka på ''Ny databeskrivning +''. Påbörjade databeskrivningar och databeskrivningar som är under granskning listas under rubriken '''Pågående databeskrivningar''' och publicerade databeskrivningar listas under '''Publicerade databeskrivningar'''.<br>
DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet.
 
För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel.<br>
 
Statusen ''Under redigering'' betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan redigera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.
 
[[Fil:Doris forskarvy.jpg|750px]]
 
====Granskningsvy====


De lärosäten/myndigheter som är registrerade som DAU:er i DORIS har också tillgång till '''Granskningsvyn''', vilket innebär att DAU:er deltar i granskningsprocessen och är en del av arbetsflödet. <br>


''Det finns två vyer''  
Under '''Databeskrivningar''' listas alla databeskrivningar. Till höger om listan finns det 3 snabbfilter för att snabbt filtrera bland databeskrivningarna. Dessa är:
* Visa alla databeskrivningar
* Visa mina granskningar
* Visa inkomna databeskrivningar<br>


=== Vyer ===
Under snabbfiltrena finns alla filterfunktioner där du kan välja fritt hur du vill filtrera i listan över databeskrivningar. Du kan även välja att sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna: titel, identifierare, status, senast ändrad och ansvarig. Som defaultläge är listan sorterad på '''Senast ändrad'''. Du kan även använda sökfunktionen som ligger strax ovanför Titel-rubriken för att söka i listan.
Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS. och vilka databeskrivningar man har tillgång till.


====Forskarvy====
För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel.
Forskarvy  ger tillgång till alla egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten ''Byt till DAU-vy''.


=====Funktioner hos Forskarvyn=====
Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.  
Skapa ny databeskrivning: klicka på Ny databeskrivning för att påbörja en ny databeskrivning. Påbörjade eller inskickade databeskrivningar listas under Pågående databeskrivningar.


Statusen Under redigering betyder att data-beskrivningen inte är inskickad och du kan komplettera beskrivningen och ladda upp filer. Du får meddelande via e-post när granskning av inskickad databeskrivning påbörjas. Du kommer även att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.
När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Här finns en [[Guide för inkommande data|guide för hantering av inkommande data]].


[[Fil:Forskarvy-DAU-vy.png|miniatyr]]


====DAU-vy====
[[Fil:Doris granskningsvy.jpg|750px]]
När man är inloggad som DAU har man också tillgång till DAU-vy. Under Mina granskningar listas de databeskrivningar du tilldelats. Under rubriken Åtgärder hittar du verktyg för att redigera databeskrivningen. Du kan ändra i beskrivningen, ladda ner filer, lägga till/ta bort redigerare och förhandsgranska katalog-posten.


I listan Inkomna databeskrivningar finns alla databeskrivningar som skickats in till din Data Access Unit för granskning. Listan filtrerar automatiskt på de inkomna beskrivningar som ännu inte tilldelats någon. Du kan även välja att filtrera listan efter tilldelade, publicerade eller påbörjade databeskrivningar. Klicka på Tilldela för att ange en ansvarig för databeskrivningen. Databeskrivningen hamnar då under Mina granskningar hos vald person.
==Manual för databeskrivningar i DORIS==
SND har tagit fram en utförlig manual för hur databeskrivningar kan hanteras i DORIS. I den kan du läsa om arbetsflödet och processen från att en databeskrivning påbörjas till dess att det finns en publicerad katalogpost. Manualen beskriver de olika rollerna användare kan ha i systemet, statusflödet och andra funktioner.


[[Fil:DORIS arbetsflöde.png|miniatyr]]
[https://doi.org/10.5281/zenodo.6346745 Länk till Manual för datahanteringar i DORIS]


=====Funktioner hos DAU-vyn=====
Du kan också läsa mer om hur systemet används på sidan [[Användning av DORIS]].

Nuvarande version från 15 november 2023 kl. 10.13

Om DORIS

DORIS är SND:s DataORganiserings- och InformationsSystem. DORIS nås genom att logga in på Mina sidor på SND:s webb.

Du kan läsa mer om hur systemet används på sidan Användning av DORIS.

Bakgrund

Innan DORIS lanserades 2020 byggde SND:s process för att publicera och tillgängliggöra forskningsdata på tre olika system: webbformulär för att beskriva och ladda upp data, SND:s interna managementsystem (WinSIMS) för att hantera metadata och datafiler och SND:s forskningsdatakatalog för att göra data sökbara och åtkomliga. Innan DORIS behövde all data och metadata som skulle synas i SND:s forskningsdatakatalog gå via WinSIMS.

Införandet av DORIS innebär att forskare, DAU och SND arbetar i samma system, som har en direktkoppling till forskningsdatakatalogen. Data och metadata kontrolleras av DAU-medarbetare och därefter, under upplärningsprocessen, utför SND-medarbetare en slutkontroll för att säkerställa att databeskrivningen är av sådan kvalitet att de kan publiceras i SND:s forskningsdatakatalog.

Under övergångsperioden då nätverksmedlemmarna saknar egna lagringsytor för forskningsdata (med koppling till DORIS) så lagras data hos SND. Därför kan inte data med personuppgifter eller andra känsliga data delas via SND, om inte ett personuppgiftsbiträdesavtal är tecknat.

Funktioner i DORIS

I DORIS så skapar och hanterar man databeskrivningar, detta gör man under fliken Databeskrivningar som är förvalt när DORIS öppnas. Här kan man även följa och hantera förfrågningar om data, vilket görs under fliken Förfrågningar om data.

Först när din organisation lagrar data lokalt kan ni börja använda funktionen Förfrågningar om data. Här finns en guide till funktionen.

Språk

DORIS är tillgängligt på både engelska och svenska, det spelar ingen roll i vilket språk man skapar, redigerar, eller granskar databeskrivningar. Båda versioner innehåller samma fält, och har samma funktionalitet. Översättningar sker automatiskt för de fält som innehåller kontrollerade vokabulärer (listor med alternativ) och av nyckelord hämtade från etablerad nyckelordslista.

Vyer

Det finns två vyer i DORIS; Forskarvy och Granskningsvy. Vilken vy man väljer påverkar vilken roll man har när man använder DORIS och vilka databeskrivningar man har tillgång till.


  • Forskarvy (2020)

  • Granskningsvy (2020)

Forskarvy

Forskarvy ger tillgång till dina egna databeskrivningar. Forskarvy är 'standard'-statusen där alla hamnar när de loggar in. Alla användare som är registrerade som DAU kan klicka på texten Granskningsvy för att byta till Granskningsvyn, mer om detta nedan.

För att påbörja en ny databeskrivning klicka på Ny databeskrivning +. Påbörjade databeskrivningar och databeskrivningar som är under granskning listas under rubriken Pågående databeskrivningar och publicerade databeskrivningar listas under Publicerade databeskrivningar.

För att redigera din påbörjade databeskrivning klickar du på dess titel.

Statusen Under redigering betyder att databeskrivningen inte är inskickad och att du kan redigera beskrivningen och ladda upp filer. När du har skickat in databeskrivningen kan du inte längre redigera den. Du kommer att kontaktas om ytterligare information behövs innan publicering.

Doris forskarvy.jpg

Granskningsvy

De lärosäten/myndigheter som är registrerade som DAU:er i DORIS har också tillgång till Granskningsvyn, vilket innebär att DAU:er deltar i granskningsprocessen och är en del av arbetsflödet.

Under Databeskrivningar listas alla databeskrivningar. Till höger om listan finns det 3 snabbfilter för att snabbt filtrera bland databeskrivningarna. Dessa är:

  • Visa alla databeskrivningar
  • Visa mina granskningar
  • Visa inkomna databeskrivningar

Under snabbfiltrena finns alla filterfunktioner där du kan välja fritt hur du vill filtrera i listan över databeskrivningar. Du kan även välja att sortera listan genom att klicka på kolumnrubrikerna: titel, identifierare, status, senast ändrad och ansvarig. Som defaultläge är listan sorterad på Senast ändrad. Du kan även använda sökfunktionen som ligger strax ovanför Titel-rubriken för att söka i listan.

För att granska en databeskrivning klickar du på dess titel.

Du kan även bjuda in en redigerare till en databeskrivning. Observera att endast en i taget kan redigera en databeskrivning.

När man granskar en databeskrivning finns det många saker som är viktiga att kontrollera och granska. Här finns en guide för hantering av inkommande data.


Doris granskningsvy.jpg

Manual för databeskrivningar i DORIS

SND har tagit fram en utförlig manual för hur databeskrivningar kan hanteras i DORIS. I den kan du läsa om arbetsflödet och processen från att en databeskrivning påbörjas till dess att det finns en publicerad katalogpost. Manualen beskriver de olika rollerna användare kan ha i systemet, statusflödet och andra funktioner.

Länk till Manual för datahanteringar i DORIS

Du kan också läsa mer om hur systemet används på sidan Användning av DORIS.

Hämtad från "https://dhb.snd.gu.se/w/index.php?title=DORIS&oldid=6111"